So erstellen Sie einen Mitarbeiterplan, der sowohl fuer das Management als auch fuer die Mitarbeiter funktioniert

Was ist ein Mitarbeiterplan?

Ein Mitarbeiterplan ist eine Art Roadmap, die Arbeitnehmern und Arbeitgebern hilft, den Ueberblick ueber die zu erledigende Arbeit zu behalten und wann sie erledigt werden muss. Darueber hinaus gibt ein effizienter Mitarbeiterplan den Mitarbeitern ein besseres Gefuehl dafuer, wo sie bei der Aktualisierung ihres Arbeitskalenders mit ihren Aufgaben stehen.
Ein Mitarbeiterplan beruecksichtigt die spezifischen Tage und Stunden, die einem Mitarbeiter fuer bezahlte Arbeit zugewiesen wurden. Es enthaelt die Details der Schicht eines Mitarbeiters, einschliesslich der Wochentage und der spezifischen Stunden, zu denen ein Mitarbeiter voraussichtlich fuer eine Organisation arbeiten wird. Abhaengig von der Art des Jobs und des Unternehmens kann man waehrend seiner gesamten Karriere in einer Organisation dieselben Stunden und Tage arbeiten, oder der Zeitplan koennte sich je nach den Beduerfnissen des Arbeitgebers aendern.

Mit einem effizienten Arbeitsplan fuer Mitarbeiter kann ein Unternehmen die Personalzeit optimieren, die Arbeitsbelastung fuer verschiedene Schichten verwalten und ausgleichen und die Teamkommunikation ueber Branchen hinweg klar halten. Kurz gesagt, mit effektiven Zeitplaenen wird ein Unternehmen mit Sicherheit reibungslos laufen.

Das Erstellen einer effektiven Vorlage fuer Schichtplaene fuer Mitarbeiter kann schwierig sein. Unternehmen wie Gastgewerbe, Einzelhandel, Gesundheitswesen und IT arbeiten mit stundenweise geplanten Mitarbeitern. Das bedeutet, dass Manager einen Zeitplan entwickeln muessen, der fuer alle funktioniert, was ein zeitaufwaendiger Prozess sein kann. Ein effizientes Management reduziert den Zeitaufwand fuer die Erstellung von Zeitplaenen und ermoeglicht gleichzeitig eine effektive und nahtlose Planung, die dem Arbeitsrecht entspricht.


Restaurantslife Enthaelt mehrere Artikel, die Arbeitnehmern und Arbeitgebern helfen, das richtige Gleichgewicht zwischen Produktivitaet und Arbeitszufriedenheit zu finden. In diesem Artikel erfahren Sie, wie Planungssoftware zur Automatisierung und Rationalisierung der Aufgabenverwaltung beitragen kann. Durch die Beruecksichtigung vergangener Zeitplaene, die Identifizierung verfuegbarer Ressourcen, die Erkennung der Nachfrage und die entsprechende Planung kann die Mitarbeiterplanungssoftware zu einer hoeheren Produktivitaet und einer besseren Arbeitszufriedenheit fuehren.

Wie kann eine effiziente Mitarbeiterplanung einem Unternehmen zugute kommen?

Gewinn ist das ultimative Ziel eines jeden Unternehmens. Eine schlechte Planung kann sich jedoch nachteilig auf die finanzielle Leistung eines Unternehmens auswirken. In einer Studie im vergangenen Jahr fuehrte Quinyx (ein Anbieter von Workforce-Management-Tools) eine Studie mit dem Titel Die Kosten einer schlechten Planung- Lehren aus 300 Operations Executives durch. Es wurden 300 globale Betriebsleiter befragt, die Einblicke in ihre Prioritaeten und die Herausforderungen teilten, denen sie bei der Verwaltung zeitraubender Belegschaften gegenueberstehen, die nicht von einem Schreibtisch aus arbeiten.

Die Studie ergab, dass die waehrend der Pandemie am staerksten betroffenen Unternehmen Unternehmen ohne Planungssoftware waren. Unternehmen, die kein KI-gesteuertes Workforce Management hatten, verloren 15% ihres Einkommens und gaben 25% mehr allein fuer Gehaltskosten aus. Darueber hinaus wurden in den meisten manuellen Zeitplaenen drei bis acht Arbeitsrechtsverstoesse pro Woche begangen, was zu massiven Bussgeldern fuehrte.

Ein schlechter Zeitplan der Mitarbeiter fuehrt haeufig zu Chaos im Betrieb, schlechter Produktivitaet, unnoetigem Stress am Arbeitsplatz und erhoehten Fehlzeiten. Es zwingt die Mitarbeiter, kurzfristig Mitarbeiter zu melden, die auch bei der geplanten Arbeit nicht erscheinen. Dies ist ein Hauptgrund fuer Personalkonflikte, die wiederum die Fluktuationsrate der Mitarbeiter erhoehen. Es gibt keine endgueltige Methode, um festzustellen, ob ein Unternehmen aufgrund einer schlechten Mitarbeiterplanung Verluste erleidet, aber dies wirkt sich sicherlich auf das Geschaeft aus.

Was sich jedoch bewaehrt hat, sind die positiven Auswirkungen, die eine effiziente Planung auf ein Unternehmen haben kann. Restaurantslife untersucht einige Moeglichkeiten-

1. Steigert die Effizienz bei der Arbeit- Niemand kann argumentieren, dass eine effektive Planung ein Muss ist, wenn es um die Zeitmessung der Mitarbeiter und die Aufteilung der Arbeitsbelastung geht. Wenn die Arbeit gleichmaessig und sorgfaeltig auf die Mitarbeiter verteilt wird, sind sie motiviert, haerter zu arbeiten, und auch ihr Arbeitsverhaeltnis verbessert sich. Das Fehlen dieser Dinge kann zu ueberlasteten Mitarbeitern fuehren und zu Burnout, Fehlern und unterdurchschnittlicher Leistung der Mitarbeiter fuehren. Im Gegensatz dazu verbessert ein effizienter Zeitplan die Gesamteffizienz und schafft eine produktive Umgebung.


2. Stellt sicher, dass Mitarbeiter keine Schichten verpassen- Die Terminplanung kann Unternehmen dabei helfen, Mitarbeiter und Eigentuemer zu organisieren, indem sichergestellt wird, dass Schichten nicht verpasst werden. Die meisten Apps zur Mitarbeiterplanung verwenden eine Cloud-basierte integrierte Struktur, die es Unternehmen und Einzelpersonen ermoeglicht, zugewiesene Schichten zu verfolgen, indem Zeitplaene verwaltet werden, die fuer alle zugaenglich sind und von relevanten Teams leicht aktualisiert werden koennen. und koennen leicht von jedem Teil der Welt aus verwaltet werden. Teilzeitbeschaeftigte in der Restaurant-, Einzelhandels- und Gastgewerbebranche haben taeglich unterschiedliche Arbeitszeiten oder arbeiten nur an bestimmten Wochentagen, was diese Funktionen unglaublich nuetzlich macht.


3. Steigert das Engagement der Mitarbeiter- Probleme im Zusammenhang mit Ueber- oder Unterbesetzung oder unzureichend verwalteten Zeitplaenen wirken sich nachteilig auf das Mitarbeiterengagement aus. Dies koennte zu einer hohen Mitarbeiterfluktuation fuehren. Ihr Markenimage kann negativ beeinflusst werden, wenn das Engagement der Mitarbeiter sinkt und die Betriebskosten steigen. Planungsfehler koennen kostspielige, zeitaufwaendige und besorgniserregende Folgen haben, insbesondere fuer kleine Unternehmen. Eine genaue und achtsame Planung mit den richtigen Apps stellt sicher, dass die Zufriedenheit der Mitarbeiter immer hoch ist, was zu niedrigen Betriebskosten fuehrt und den Ruf Ihres Unternehmens bewahrt.


4. Pflegt eine flexible Arbeitsumgebung- Die Planungssoftware automatisiert den Dienstplan der Arbeitnehmer und weist die Arbeit nur denjenigen zu, deren Arbeitsplaene mit ihren verfuegbaren Zeitfenstern uebereinstimmen. Wenn Sie den Mitarbeitern die Wahl ihrer Schichten ermoeglichen, wird der Stress des Managers verringert und gleichzeitig beiden Parteien zugute kommen, da dies zu einer besseren Work-Life-Balance fuehrt. Flexible Arbeitszeiten kommen immer den Mitarbeitern zugute und schaffen ein positives und produktives Arbeitsumfeld.


5. Steigern Sie den Gewinn- Neben der Reduzierung verschiedener Kosten ermoeglicht eine effiziente Mitarbeiterplanungssoftware Managern, Aufgaben zu delegieren und sich gleichzeitig auf andere Bereiche des Unternehmens zu konzentrieren. Planungsloesungen ermoeglichen Situationen mit hoher Nachfrage effektiver gehandhabt werden, um das Chaos zu reduzieren. Die meisten neuen Technologien verfuegen ueber integrierte Analysefunktionen, mit denen sie Beduerfnisse im Voraus vorhersagen, effektive Zeitplaene erstellen und einen narrensicheren Plan entwickeln koennen. Die Stimulierung und Stressfreiheit der Arbeitnehmer ist sowohl fuer Arbeitnehmer als auch fuer Arbeitgeber von Vorteil. Auf diese Weise koennen optimale Arbeitsbedingungen geschaffen und die Gewinne gesteigert werden.


6. Hilft bei der Einhaltung der Arbeitsgesetze- Zahlreiche Vorschriften in den Vereinigten Staaten sorgen fuer Fairness am Arbeitsplatz. Beispielsweise muessen Arbeitgeber strenge Richtlinien bezueglich der Anzahl der Stunden einhalten, die Arbeitnehmer taeglich arbeiten koennen. Im Rahmen dieser Gesetze muessen Arbeitgeber die Arbeitnehmer auch im Voraus informieren, bevor sie Zeitplanaenderungen vornehmen. Darueber hinaus wird sichergestellt, dass Ueberstunden reguliert und bezahlt werden. Die Leichtigkeit, mit der Schichtplanungs-Apps es Arbeitgebern ermoeglichen, staatliche Vorschriften einzuhalten, ist ein willkommener Vorteil.

Tipps zur Verbesserung der Mitarbeiterplanung- Verwenden Sie die beste Planungssoftware

Ein Planungssystem ist fuer jedes Unternehmen von entscheidender Bedeutung, da es dazu beitraegt, Ressourcen effizienter zu verwalten. Die beste Mitarbeiterplanungssoftware verfuegt ueber eine in das System integrierte Automatisierung, mit der Manager auf einfache Weise zuverlaessige Zeitplaene fuer einen Monat oder sogar eine Woche erstellen koennen. Dadurch wird die Puenktlichkeit Ihrer Mitarbeiter erhoeht.

Die Software, die Sie fuer Ihr Unternehmen waehlen, kann die Funktionsweise Ihres Arbeitsplatzes erheblich verbessern. Mit anpassbaren Funktionen spart die Auswahl von Software gegenueber einer manuellen Anwendung wie Excel-Tabellen Zeit und Geld.

Mit Softwareloesungen fuer die Mitarbeiterplanung koennen Arbeitgeber Ruecksicht auf die Beduerfnisse und Vorlieben der Mitarbeiter nehmen und gleichzeitig zuverlaessige Zeitplaene erstellen, die die Arbeit nicht beeintraechtigen. Die meisten Loesungen bieten integrierte Vorlagen und helfen, Planungskonflikte zu vermeiden. Eine gute Planungssoftware erstellt auch Zeitplaene fuer mehrere Standorte, Teams und Projekte.

Tipps zur Verbesserung der Mitarbeiterplanung- Ressourcen identifizieren

Planung ist bei der Erstellung von Mitarbeiterplaenen sehr wichtig, insbesondere wenn Sie moechten, dass Ihr Zeitplan realistisch ist. Ermitteln Sie zunaechst den Arbeitsumfang, fuer den Ihr Team verantwortlich sein wird, und erhalten Sie ein vollstaendiges Bild aller in einem Projekt verfuegbaren Ressourcen. Berechnen Sie beispielsweise die Anzahl der Personen, die an einem bestimmten Projekt arbeiten, beruecksichtigen Sie Urlaubs- oder geplante Urlaubszeiten, die sie moeglicherweise haben, wenn das Projekt laeuft, und planen Sie die Arbeit entsprechend.

Es hilft, eine zusaetzliche Ressource an Bord zu haben, um ein Projekt erfolgreich abzuschliessen. Sie koennen ueberlegen, wie viel Geld Sie sich leisten koennen, um es fuer Auftragnehmer und Berater bereitzustellen, und sicherstellen, dass Ihr Budget innerhalb Ihrer Grenzen liegt. Es hilft bei der Kostenoptimierung und stellt gleichzeitig sicher, dass Termine nicht verpasst werden.

Tipps zur Verbesserung der Mitarbeiterplanung- Erstellen Sie Zeitplaene im Voraus

In letzter Minute erstellte Arbeitszeitplaene waren moeglicherweise am Arbeitsplatz der Vergangenheit zulaessig. Im heutigen wettbewerbsintensiven Umfeld kann ungeplante Arbeit die Mitarbeiter jedoch so gestresst machen, dass sie ihre Produktivitaet beeintraechtigen koennen.

Ein Arbeitgeber muss bedenken, dass wir jetzt in einer Gig-Economy leben - ein Phaenomen, das waehrend der Pandemie massiv zugenommen hat. Viele Fachkraefte haben sich dafuer entschieden, alleine zu gehen, anstatt sich dem Druck von Vollzeitjobs zu stellen, weil jeder eine gesunde Work-Life-Balance haben und Burnout vermeiden moechte. Einer der Hauptgruende fuer diese Verschiebung war jedoch auch, dass Berufstaetige mehr Kontrolle ueber ihre Arbeitszeiten wuenschen.

Ein im Voraus erstellter Zeitplan entlastet die Mitarbeiter. Darueber hinaus reduziert es die Unvorhersehbarkeit und schafft ein besseres und ausgewogenes Arbeitsumfeld. Die Mitarbeiter muessen jedoch auch verstehen, dass Aenderungen in letzter Minute unvermeidlich sind.

Tipps zur Verbesserung der Mitarbeiterplanung- Auf die Beduerfnisse der Mitarbeiter eingehen

Ein effizienter Mitarbeiterplan haelt immer die Beduerfnisse aller im Fokus. Das Verstaendnis der Prioritaeten eines Mitarbeiters kann auf lange Sicht fuer ein Unternehmen gut funktionieren. Der beste Weg, die Beduerfnisse eines Mitarbeiters zu verstehen, besteht darin, seine Prioritaeten und Verpflichtungen zu verstehen, bevor er eingebunden wird. Zum Beispiel lernt vielleicht noch jemand und bevorzugt eine Nachmittagsschicht. Oder jemand mag ein Training am fruehen Abend und zieht es vor, seine beruflichen Verpflichtungen frueh am Tag zu beenden. Die Beruecksichtigung der Entscheidungen der Mitarbeiter ist ein sicherer Weg, um sie fuer sich zu gewinnen und sie zu ermutigen, sich besser fuer Ihr Unternehmen zu engagieren.

Tipps zur Verbesserung der Mitarbeiterplanung- Mitarbeitern ermoeglichen, Schichten zu tauschen

Die meisten Unternehmen ermutigen Mitarbeiter aufgrund der Verwirrung, die dies verursachen koennte, nicht zu Handelsverschiebungen. Die meisten Planungssoftware bietet jedoch ein Shift Trade Board, das einen einfacheren und besser organisierten Ansatz fuer Handelsverschiebungen ermoeglicht, der Verwirrung in letzter Minute verhindert.

Ist es nicht besser, mit und nicht gegen Ihre Mitarbeiter zu arbeiten! Ein Online-Handelsgremium erleichtert es Arbeitgebern, Mitarbeitern den Schichthandel zu ermoeglichen. Infolgedessen werden die meisten Probleme, die sich aus Last-Minute-Schichtwechseln ergeben, beseitigt und ein Gefuehl der Kameradschaft entsteht, weil die Mitarbeiter das Gefuehl haben, dass ihre Stimme gehoert wird, was die Loyalitaet foerdert. Online-Schichtverbaende eignen sich auch gut fuer Unternehmen mit Teilzeit- oder Kurzschichtarbeitern.

Tipps zur Verbesserung der Mitarbeiterplanung- Haben Sie einen Abwesenheitsmanagementplan

Eines der wichtigsten Dinge, die Sie als Manager tun koennen, ist eine Reihe von Richtlinien, mit denen Ihre Mitarbeiter ihren Urlaub im Voraus planen koennen. Es minimiert auch Fehlzeiten in letzter Minute, die fuer Unternehmen immer mit Kosten verbunden sind, insbesondere wenn es sich um jemanden handelt, der ein ganzes Team oder einen wichtigen Aspekt des Betriebs beaufsichtigt.

Es gibt jedoch Notfaelle, in denen ein Mitarbeiter moeglicherweise ungeplanten Urlaub nimmt, und es ist moeglicherweise nicht immer sofort moeglich, jemanden zu finden, der fuer den abwesenden Mitarbeiter geeignet ist. Es ist daher wichtig, einen Backup-Plan fuer beide Arten von Urlaub bereit zu haben- geplanten und ungeplanten Urlaub. Zu wissen, dass Sie einen Backup-Plan haben, bedeutet, dass Sie, wenn in diesen entscheidenden Zeiten etwas passiert, mehr als bereit sind, ruhig mit den Dingen umzugehen und ohne Sorgen weiter auf die Ziele Ihres Projekts hinzuarbeiten.

Tipps zur Verbesserung der Mitarbeiterplanung- Bitten Sie um Feedback in Ihrem Kalender

Einen Zeitplan zu entwickeln ist nie einfach. Auch wenn Sie vielleicht das Gefuehl haben, genau das zu haben, was fuer Ihre Mitarbeiter am besten ist, verfolgen sie moeglicherweise einen etwas anderen Ansatz. Und das ist okay. Wenn es darum geht, einen effektiven Zeitplan zu erstellen, ist es umso besser, je mehr Feedback man erhaelt. Aber es wird immer Raum fuer Verbesserungen geben.

Es ist eine gute Idee, Ihre Mitarbeiter um Vorschlaege zu bitten, wie der Zeitplan verbessert werden kann, bevor Sie einen fuer Ihr Team erstellen. Auf diese Weise fuehlen sich die Mitarbeiter gehoert und motiviert und sie koennen ihnen versichern, dass sie bei der Erstellung ihrer eigenen Zeitplaene eine Rolle spielen muessen. Letztlich ist die Einbeziehung ihrer Prioritaeten in den endgueltigen Zeitplan von entscheidender Bedeutung, da sie sich dadurch geschaetzt und einbezogen fuehlen.

Top 3 Software zur Mitarbeiterplanung

Zip-Zeitplaene- Mit Zip Schedule koennen Sie den Prozess der Mitarbeiterplanung rationalisieren. Mit der mobilen App koennen Sie Zeitplaene erstellen, die die bevorzugten Schichten der Mitarbeiter enthalten, und diese mit allen teilen. Das interne Nachrichtensystem ermoeglicht es Personalmanagern, Nachrichten in Echtzeit an die Mitarbeiter zu senden, waehrend sie ihre Urlaubsantraege verwalten, die Verfuegbarkeit ueberpruefen und neue Schichten ohne zusaetzliche Unterstuetzung buchen.

Die App ermoeglicht es Benutzern auch, Zeitplanvorlagen zu erstellen, die fuer sie funktionieren. Mit diesen Arbeitszeitplanvorlagen koennen Sie problemlos Details hinzufuegen, aendern oder loeschen, ohne jedes Mal manuell eingeben zu muessen. Dieses Tool eignet sich gut fuer Unternehmen, die Zeit bei allgemeinen Aufgaben wie der Ueberpruefung von Mitarbeiteranfragen, deren Genehmigung und Ueberwachung von Schichtabgaengen sparen moechten. Es erleichtert Unternehmen auch die Senkung der Arbeitskosten mit seinen integrierten Funktionen zur Arbeitsverfolgung und -prognose.

Zip Schedules laesst sich problemlos in die Zeitschaltuhrsoftware Fuer kleine Unternehmen mit 20 oder weniger Mitarbeitern koennen Zip Schedules fuer 19 USD pro Monat und Standort erworben werden. Die Mid-Tier-Platte kostet 39 USD pro Monat und bietet Platz fuer bis zu 50 Arbeiter. Unternehmen mit ueber 50 Mitarbeitern koennen sich fuer die massgeschneiderte Loesung entscheiden, die kostenguenstig ist und all ihren Beduerfnissen gerecht wird. Zip Schedules koennen ueber Hubworks erworben werden, einen Online-App Store, der integrierte Loesungen fuer alle Arten von Unternehmen in der Lebensmittelindustrie bietet.

Wenn ich arbeite- Die automatische Planung ist ein integraler Bestandteil von When I Work. Mitarbeiter koennen ihre Antraege auf Freizeit und Handelsschichten ueber eine mobile Anwendung planen. Manager koennen sogar Clock-ins auf bestimmte Standorte und Schichtzeiten beschraenken, um Puenktlichkeit zu gewaehrleisten. Mit dieser Loesung fuer das Mitarbeitermanagement koennen Manager Antraege auf arbeitsfreie Zeit in eine Zeitschaltuhr integrieren und so die Arbeitskosten senken.

Darueber hinaus ermoeglichen automatische Planungsprozesse das Vornehmen von Schichten mit nur einem Klick und mehrere Mitarbeiter werden gleichzeitig benachrichtigt, wenn Zeitplaene veroeffentlicht werden. Es ist auch moeglich, Arbeitszeittabellen fuer eine schnelle Gehaltsabrechnung zu importieren. When I Work hat eine Essentials-Version fuer 4 USD pro Benutzer und Monat, eine Advanced-Version fuer 6 USD pro Benutzer und eine Vollversion fuer 8 USD pro Benutzer.

Homebase- Homebase ist die ideale Loesung fuer kleine Unternehmen. Es verfuegt ueber eine einfache Drag & Drop -Oberflaeche, eine Produktivitaetsplattform und GPS-Integration mit jedem Geraet. Die Software von Homebase laesst sich nahtlos in mehrere POS- und Buchhaltungsloesungen integrieren, sodass Unternehmen Prozesse schnell und effektiv rationalisieren koennen. Diese Planungssoftware ist vollstaendig Cloud-basiert. Neben der Verfolgung von Tagesstunden, Pausen, Ueberstunden und Checklisten koennen Mitarbeiter auch wichtige Aufgaben, Projekte und Kundenbeziehungen in einer sicheren Online-Umgebung verwalten. Seine leistungsstarke Zeiterfassungsfunktion stellt sicher, dass die Mitarbeiter zu 100% fuer ihre Stunden verantwortlich sind. Es gibt einen kostenlosen Basisplan, der Terminplanung sowie Zeit- und Anwesenheitsmanagement umfasst. Das kostenpflichtige Essential-Paket mit zusaetzlichen Funktionen beginnt bei 16 USD pro Monat und Standort und kostet bis zu 80 USD pro Monat und Standort.