5 formas de reducir los costos laborales con inteligencia empresarial y analisis

Inteligencia empresarial vs. Analisis empresarial- cual es la diferencia?

Se da cuenta de que tiene mas empleados en su organizacion de los que realmente necesita? O nota que la moral de los empleados es baja y las salidas de los empleados son altas? Esta aumentando la discordia interpersonal en su organizacion? Esta presenciando mas y mas casos de ausentismo, robo de tiempo y un desempeno deficiente en general? Problemas como estos, relacionados con sus Recursos Humanos, han elevado sus costos laborales y han corroido sus ganancias.

Si hubiera invertido en el software de analisis e inteligencia empresarial adecuado, se le habria dado la clave para resolver todos los problemas de gestion de sus empleados. O quizas ya haya invertido en herramientas de inteligencia empresarial, pero siguen infrautilizadas. De cualquier manera, se esta perdiendo un recurso vital que puede ayudarlo a administrar su personal de manera mas eficiente.

Analicemos la inteligencia empresarial, la inteligencia empresarial y el analisis de datos con mas detalle. La recopilacion y el analisis cuidadosos de los datos permiten que la toma de decisiones sea estrategicamente solida y este firmemente orientada hacia el descubrimiento de oportunidades rentables, la reduccion de costos innecesarios, el suministro de los mejores bienes y servicios posibles, la mejora de la satisfaccion del cliente y el aumento de las ganancias.

La inteligencia empresarial o BI se esfuerza por ayudar a las organizaciones con la exploracion y recopilacion de datos. Todas las empresas tienen acceso a una gran cantidad de datos que se recopilan de numerosas fuentes, incluidos el punto de venta (POS), la administracion de la fuerza laboral, la gestion de las relaciones con los clientes (CRM), la planificacion de recursos empresariales (ERP) y otros sistemas.

Una solucion de inteligencia empresarial recopila y almacena datos de muchas fuentes internas y externas en una ubicacion nodal para que puedan correlacionarse y compararse. Como resultado, se crea un almacen de datos. La extraccion de la informacion contenida en el almacen de datos ofrece al propietario de la empresa una vision panoramica del desempeno de la organizacion en varias funciones.

La inteligencia empresarial pone un gran enfasis en el analisis descriptivo, buscando compilar un resumen de los datos historicos y actuales.

Dado que esta informacion es inerte por si misma y debe interpretarse para que sea procesable, entra en juego el analisis empresarial. Este ultimo se centra en el analisis predictivo, va mas alla de la cuestion del que y hace preguntas relacionadas con el como, el por que y el que sigue. Para predecir el futuro, la analitica de datos utiliza la mineria de datos y el aprendizaje automatico. Es un caso distinto de big data que ayuda a las empresas a desenmascarar el futuro para prepararse mejor hoy.

Diferentes tipos de herramientas de BI

1. Analisis ad hoc- tambien llamado consulta ad hoc, es uno de los pilares de las soluciones modernas de inteligencia empresarial y una parte importante de los sistemas de inteligencia empresarial de autoservicio. Implica crear y ejecutar consultas para analizar problemas empresariales particulares. Las consultas ad hoc suelen crearse sobre la marcha. Sin embargo, normalmente se implementan con informacion de analisis integrada en paneles e informes.

2. BI movil- Con esta herramienta de BI, los usuarios pueden acceder a aplicaciones y paneles en sus telefonos inteligentes y otros dispositivos moviles. La facilidad de uso se tiene en cuenta con frecuencia al desarrollar soluciones de BI moviles. Estas soluciones tienden a centrarse mas en la visualizacion de datos que en el analisis de datos per se. Por ejemplo, los paneles moviles solo pueden mostrar un punado de visualizaciones de datos e indicadores clave de rendimiento para garantizar que la informacion se ajuste a la pantalla del dispositivo.

3. Procesamiento analitico en linea (OLAP)- se trata de una de las primeras tecnologias de inteligencia empresarial. Las herramientas OLAP permiten a los usuarios analizar informacion en varias dimensiones y, por lo tanto, son perfectas para gestionar calculos complejos. Anteriormente, los datos tenian que extraerse del almacen de datos y colocarse en cubos OLAP multidimensionales. Sin embargo, ahora es posible realizar analisis OLAP directamente en bases de datos columnares.

4. Inteligencia operativa (OI)- tambien se denomina inteligencia empresarial operativa (OBI). Es una forma de analisis en tiempo real que proporciona acceso a los datos al personal directivo y de primera linea. Las aplicaciones de OI promueven la accion rapida y ayudan en la toma de decisiones operativas. Por ejemplo, los representantes del centro de llamadas pueden abordar las inquietudes de los clientes con el uso de OI, mientras que los gerentes de logistica pueden eliminar los cuellos de botella en la distribucion

5. BI en tiempo real- para mantener a los usuarios informados sobre las operaciones comerciales, el comportamiento de los consumidores, los mercados financieros y otros temas, esta herramienta de inteligencia empresarial garantiza que los datos se evaluen a medida que se generan. El analisis en tiempo real apoya procesos como la calificacion crediticia, la negociacion de acciones y la publicidad dirigida.

6. BI integrada- estas tecnologias para inteligencia empresarial integran funciones de BI y visualizacion de datos directamente con las aplicaciones empresariales. Permite a los usuarios inspeccionar los datos que las aplicaciones contienen y utilizan con regularidad. Los usuarios mas comunes de la analitica integrada son los proveedores de software de aplicaciones. Los desarrolladores de software corporativo tambien pueden incorporar estas funcionalidades en sus programas.

7. BI de software como servicio (SaaS)- las tecnologias SaaS ofrecen a los usuarios empresariales un analisis de datos que depende de la suscripcion a traves de marcos alojados por el proveedor para la computacion en la nube. El sustituto de SaaS, tambien conocido como BI en la nube, proporciona compatibilidad con multiples nubes, lo que permite a las empresas operar aplicaciones de inteligencia empresarial en una serie de plataformas de nube para satisfacer las necesidades de los usuarios y evitar la dependencia de los proveedores.

Metricas que se pueden medir con herramientas de inteligencia

Para mejorar la calidad de sus productos, el nivel de servicio que brinda a los clientes, su productividad, rentabilidad y el crecimiento general del negocio, una empresa debe monitorear y evaluar su desempeno de manera regular. Para poder hacerlo de manera eficiente, la empresa debe tener una idea clara de sus KPI.

La rentabilidad es uno de los indicadores mas importantes del desempeno de un restaurante. El restaurante puede medir esto a partir de su porcentaje de margen bruto, que examina que parte de sus ingresos en dolares se utiliza para pagar la compra de productos, los costos de mano de obra, el alquiler, los servicios publicos, etc., el gasto de los clientes y el margen de beneficio.

La cantidad de clientes servidos o la cantidad de comida que vende el restaurante durante un periodo de tiempo proporcionaria informacion sobre sus fortalezas y debilidades operativas, desde la gestion de la cadena de suministro y la gestion del inventario hasta la gestion del menu y el personal.

Por otro lado, los datos de las resenas de Google, los analisis de Google, las calificaciones de Yelp, las encuestas y los comentarios de las redes sociales se utilizan para realizar un seguimiento de la satisfaccion del cliente. Los

restaurantes pueden establecer los precios correctos utilizando los datos del punto de venta (POS) para estimar la frecuencia de las comidas, el tamano promedio de la factura y la duracion de las comidas. Ademas, los restaurantes pueden examinar los datos de sus sistemas POS para identificar las formas de pago mas populares entre sus clientes. Esto permitira a la empresa emitir juicios mas prudentes. Por ejemplo, los restaurantes no necesitan comprar costosos terminales de punto de venta si los consumidores rara vez usan tarjetas mejoradas.

Los propietarios de restaurantes tambien pueden ajustar las estrategias al observar como se organizan la capacidad de asientos, el espacio, las opciones de menu y el personal. La informacion sobre estos temas se puede recopilar a partir de metricas como los ingresos por metro cuadrado disponible y los ingresos por hora de asiento disponible.

Contrastar las cifras de ventas del mes en curso con las del ano pasado arrojaria luz sobre el impacto de las revisiones de los menus y la popularidad de los articulos de menu recien introducidos. La investigacion de mercado revelaria platos que tienen una gran demanda. El restaurante puede modificar sus ofertas de menu para ofrecer a sus clientes algo extra. La edad, el sexo, la frecuencia de las visitas de los clientes y la ubicacion del restaurante deben tenerse en cuenta al analizar los datos. Esto ayudara al operador a planificar nuevos platos o a elaborar una gran cantidad de platos favoritos antiguos.

Las metricas como las ventas netas, los gastos promedio de alimentos y el porcentaje del costo real de los alimentos demostraran la rentabilidad del restaurante, asi como su eficacia en la adquisicion y el almacenamiento de alimentos.

El numero de usuarios por mesa, el cheque promedio por cliente, la proporcion de mesas servidas, las reservas y cancelaciones y la rotacion del inventario son algunas de las otras metricas que se pueden medir con la ayuda de las herramientas de BI.

Por que es importante la gestion laboral?

1. Una empresa podra prosperar cuando la relacion entre empleado y empleador sea calida y cordial. Aumenta la eficiencia en general y la eficiencia se traduce en productividad. Las empresas que sacan el maximo partido a su personal las mantienen motivadas.

2. La base de cualquier organizacion son las relaciones laborales. Las malas condiciones de trabajo reduciran la productividad y aumentaran la rotacion del personal. Los empleados no utilizaran sus habilidades y conocimientos al maximo para apoyar la expansion de la empresa, a menos que se sientan apreciados. Las empresas con relaciones laborales positivas ofrecen mejores salarios e incentivos atractivos.

3. Una menor rotacion significa que los trabajadores permanecen en una organizacion durante un periodo de tiempo mas largo. Como resultado, pueden aprender mucho sobre los procedimientos, las politicas y las practicas de la empresa. Los miembros del personal bien informados son un gran recurso. Pueden capacitar a los nuevos empleados y son bastante competentes y efectivos. A la mayoria de las empresas les resulta dificil reemplazar a los trabajadores experimentados. Ademas, las empresas no querrian perder a sus mejores empleados a manos de sus rivales.

4. Los trabajadores descomprometidos pueden costarle a las empresas millones de dolares. La participacion de los empleados aumenta la productividad de las empresas El Departamento de Trabajo de los Estados Unidos estima que una mala contratacion puede costarle a una empresa el 30% del salario del primer ano de un empleado. Segun Joergen Sundberg, CEO de Link Humans, una empresa que ofrece analisis de marca de empleadores basados en datos, la incorporacion de un empleado puede costar hasta 240 000 dolares.

5. Las ventajas de un lugar de trabajo mas saludable y feliz tambien son visibles para los clientes. Los empleados altamente motivados proporcionaran un mejor servicio al cliente y los clientes satisfechos generaran mayores ingresos para la empresa.

5 formas de reducir los costos laborales con inteligencia empresarial y analisis

1. Es fundamental saber cuantos empleados necesita en un dia determinado. La inteligencia empresarial y el analisis le ayudan a saberlo. Una prevision de ventas precisa le permitira elaborar horarios de los empleados que se ajusten perfectamente a sus necesidades de personal y evitar que se desperdicie dinero en empleados que no necesita en un turno.

2. Es posible que descubra fallas en la planificacion del trabajo de parto. Por ejemplo, puede observar que el costo de la mano de obra como porcentaje de las ventas se dispara durante las pausas del mediodia en el trafico de clientes, alrededor de las 2 o 3 de la tarde. Al analizar los datos de BI, se da cuenta de que, aunque los niveles de personal no cambian, las ventas disminuyen despues de la hora del almuerzo A continuacion, puede hacer los ajustes necesarios y programar menos empleados para los momentos en que el trafico de clientes disminuya.

3. Los datos de inteligencia empresarial tambien permiten a las organizaciones reducir las horas extra. Las normas laborales en los Estados Unidos son bastante estrictas, y la Ley de Normas Laborales Justas (FLSA) establece que cualquier empleado calificado para recibir el pago de horas extras debe recibir al menos 1,5 veces su tarifa normal por cualquier trabajo que se extienda mas alla de las 40 horas en una semana laboral. Esto puede tentar a los empleados a esforzarse por hacer horas extras, incluso cuando no hay necesidad de hacerlo. Las horas extraordinarias innecesarias aumentan la carga de los costes laborales de la empresa, que ya es muy alta en la industria de los restaurantes. Una empresa que niega el pago de horas extras invitara a severas sanciones gubernamentales. Estudiar los datos de inteligencia empresarial generados por los sistemas de gestion de la fuerza laboral indicaria a los propietarios de negocios si los empleados han tendido a hacer horas extras innecesarias. Un software WFM eficiente enviaria alertas cuando los empleados se acercan a hacer horas extras.

4. El software de BI tambien puede ayudar a las empresas a identificar sus mejores y peores resultados mediante el analisis del tiempo de entrada y salida de los empleados y mediante el software de administracion de tareas de los empleados. Esta informacion, a su vez, ayudaria a las organizaciones a colocar a los empleados mas eficientes a cargo de los turnos mas criticos para que el servicio al cliente sea de primera categoria. Tambien pueden arreglarselas con menos empleados por turno, si los empleados elegidos son los mas eficientes del lote. A los rezagados perpetuos se les pueden dar ordenes de marcha.

5. Los datos de BI pueden ayudar a una organizacion a comprender la eficacia de la incorporacion y la formacion para garantizar que los empleados trabajen con la maxima eficiencia. La inteligencia empresarial y el analisis pueden permitirle supervisar metricas como el tiempo de incorporacion, los errores de los empleados, el servicio de atencion al cliente, etc., lo que demostraria el exito de la formacion. Esto, a su vez, ayudara a mejorar los procesos de capacitacion e incorporacion, de modo que se puedan minimizar los gastos en Recursos Humanos. La capacitacion repetitiva puede dar lugar a aumentos de costos indebidos.

Los 3 mejores programas de inteligencia empresarial- caracteristicas y precios

1. Zip Reporting- Este programa de Hubworks ofrece un metodo sencillo para obtener acceso y comprender incluso los datos mas complejos desde cualquier ubicacion, en cualquier momento y en cualquier dispositivo. Zip Reporting proporciona informes de BI consolidados, lo que permite a las organizaciones ahorrar esfuerzo y tiempo, y les ahorra la frustracion de tener que lidiar con varias aplicaciones para administrar el negocio. La sincronizacion basada en la nube permite recuperar datos en tiempo real. Zip Reporting transforma automaticamente las complejidades del negocio en informacion procesable, lo que ahorra a los propietarios de empresas el esfuerzo y el tiempo necesarios para revisar manualmente varias capas de datos e intentar interpretarlas. Este software de vanguardia es gratuito durante un ano.

2. Microsoft Power BI- este software transforma los datos en graficos utiles, lo que permite a las empresas disponer de informacion mas especifica sobre lo que desean sus clientes. Hay disponible una coleccion de herramientas de BI de Power BI para segmentar datos y producir informacion de alta calidad. Las respuestas instantaneas a las consultas son posibles con los paneles compatibles con Power BI. Los usuarios de este software pueden compartir rapidamente informacion con multiples visualizaciones de datos, integracion con Excel y capacidades integradas de inteligencia artificial. Power BI Pro cuesta 13,70 USD por usuario al mes; Power BI Premium tiene un precio de 27,50 USD por usuario al mes y $6,858,10 USD por capacidad al mes.

Restaurant365- es un software basado en la nube para gestionar las operaciones y la contabilidad. Todas las funciones necesarias para administrar el negocio de su restaurante estan contenidas en una plataforma consolidada y esta totalmente integrada con su banco, servicio de nomina, proveedores de alimentos y sistema de punto de venta. Este programa de inteligencia empresarial le permite usar un dispositivo portatil para contar su inventario facilmente. Los usuarios pueden realizar un seguimiento automatico de las transferencias de inventario entre tiendas, asegurandose de que las cifras de costos principales reflejen con precision el uso real Al alentar a una empresa a comprar solo el inventario que necesita, este software ayuda a eliminar el exceso de pedidos y reduce el desperdicio de alimentos. Restaurant365 ofrece cuatro paquetes de suscripcion con costos mensuales que oscilan entre $289 y $489 por ubicacion.

Palabra final

Los costos laborales suelen oscilar entre el 30 y el 35% de las ventas totales de un restaurante. Invariablemente, el gasto maximo que los restaurantes terminan haciendo es en mano de obra. Ademas de los empleados permanentes, es posible que los restaurantes tambien necesiten contratar trabajadores temporales para manejar los picos ocasionales en los negocios. Eso significaria gastos imprevistos de mano de obra. Ademas, si las salidas de los empleados aumentan repentinamente, los costos generales del restaurante tambien aumentan debido a la nueva contratacion, la induccion, la incorporacion y la capacitacion.

Por lo tanto, ninguna organizacion puede ignorar la inteligencia empresarial y el analisis. Sin embargo, no se puede garantizar un retorno de la inversion positivo simplemente eligiendo la mejor solucion de BI del mercado. Lo que se requiere adicionalmente es una estrategia de inteligencia empresarial eficaz.

Un plan de estrategia de BI es una hoja de ruta para emplear el analisis de datos y la mineria de datos para realizar un seguimiento del rendimiento de la empresa, orientar completamente a la empresa en torno al cliente e identificar las ventajas competitivas. Garantiza que la toma de decisiones de la organizacion se base firmemente en los datos y puede evitar el aumento de los costos. Por lo tanto, la seleccion, adquisicion e instalacion del software de BI debe guiarse por una estrategia eficaz de inteligencia empresarial.

Las empresas tambien podran reducir los costos laborales si se preparan con anticipacion. Al conocer las opciones de capacitacion disponibles y sus costos, los propietarios de negocios pueden planificar sus presupuestos de manera eficiente.

Si bien la inteligencia empresarial sin un objetivo claro aun puede generar informacion, puede que no sea muy eficaz para ayudar a una empresa a alcanzar sus objetivos. Por lo tanto, los lideres empresariales deben tener una estrategia de BI clara para utilizar su software de inteligencia empresarial al maximo.