Sistemas de inteligencia empresarial- la clave para mejorar el rendimiento de su empresa

Que es Business Intelligence?

Debes haber leido la historia de las hormigas y el saltamontes. Las hormigas trabajaban duro en verano para almacenar comida para el invierno, mientras que el saltamontes tocaba alegremente su violin, sin preocuparse por los duros dias que se avecinaban, creyendo que siempre habria suficiente para comer. Pero cuando llego el invierno helado, el saltamontes se encontro hambriento, mientras que las hormigas no carecian de comida.

Esta hermosa fabula de Esopo tiene una leccion vital de gestion que ningun negocio puede ignorar. Las empresas deben tener un conocimiento completo de los recursos que se necesitarian en el futuro. Para hacer frente a las incertidumbres del futuro, tienes que prepararte en el presente, para evitar que te cojan desprevenido. Para ello, necesita un sistema que produzca datos empresariales criticos en una forma facilmente digerible y que participe en el analisis predictivo.

Una solucion de inteligencia empresarial y analisis es util en este sentido para pronosticar la demanda de los clientes durante los proximos grandes eventos. Si un restaurante, por ejemplo, decide proyectar en vivo un evento para aprovechar la mayor oportunidad de venta, pero no se prepara de antemano para reponer sus existencias, es posible que no pueda servir a sus clientes su articulo favorito del menu durante el evento y termine perdiendo prestigio.

Ademas, para operar con la maxima eficiencia, debe identificar los errores que ha estado cometiendo y aprender los trucos que pueden brindarle mayores retornos. En resumen, para tener exito, no puede prescindir de la inteligencia empresarial y el analisis.

Un sistema de inteligencia empresarial ayuda a las organizaciones a descubrir y recopilar datos de una gran cantidad de fuentes de datos, como el sistema de punto de venta (POS) y una serie de otras plataformas dedicadas a la gestion de las relaciones con los clientes, la gestion de la fuerza laboral, la gestion de la cadena de suministro, la gestion del inventario y planificacion de recursos empresariales.

Este mar de datos se almacena en un almacen de datos. La conexion y la comparacion entre piezas individuales de informacion contenidas en el almacen de datos ofrecen a los propietarios de empresas una vision integral del estado de salud de la organizacion.

Estos datos, aunque muy valiosos, son inertes por si mismos. Debe interpretarse y analizarse para que sea util para la organizacion. El analisis de datos es util aqui, ya que ayuda a las organizaciones a encontrar respuestas a preguntas sobre como, que sigue y por que. Utiliza el aprendizaje automatico y la inteligencia artificial (IA) y permite a las organizaciones tomar mejores decisiones para minimizar el desperdicio de recursos y, al mismo tiempo, garantizar el mejor servicio al cliente y mayores ganancias. La

analitica empresarial sofisticada informa la toma de decisiones y permite a las organizaciones hacer pronosticos de ventas y demanda mas precisos, con la ayuda de los cuales se pueden evitar los desabastecimientos y se pueden reducir los costos de mano de obra e inventario.

Un ejemplo de como la inteligencia empresarial puede ayudar a una empresa a prepararse para la incertidumbre proviene del sector de los restaurantes. Los restaurantes que habian adoptado soluciones basadas en la tecnologia incluso antes de que llegara el Covid pudieron superar la pandemia mejor que los restaurantes que se aferraban obstinadamente a las formas anticuadas de hacer negocios. Este ultimo, como el proverbial saltamontes, perecio cuando la situacion empeoro.

Como funciona un sistema de inteligencia empresarial?

Los conjuntos de big data creados por las empresas tienden a volverse engorrosos e inmanejables sin la ayuda de sistemas inteligentes de inteligencia empresarial. Por ejemplo, un restaurante que compra y vende productos en grandes cantidades querria contar con precision su inventario para evitar la oferta excesiva o insuficiente, el desperdicio de alimentos y la perdida oculta de dolares.

Bajo el peso del big data, el inventario manual de hojas de calculo rudimentarias puede ser propenso a errores, ineficiente e inadecuado. Este problema se puede resolver con un software de inteligencia empresarial.

Mediante el uso de software de inteligencia empresarial, las organizaciones pueden hacer calculos numericos de los datos de su almacen de datos para generar informacion que guie la toma de decisiones de la empresa. Una organizacion que sea inteligente en la toma de decisiones sera mas estable y competente que sus pares.

La visualizacion de datos generada automaticamente por las soluciones de inteligencia empresarial, en forma de graficos, tablas, mapas y graficos, da vida a los datos. Permite a las empresas correlacionar varios hallazgos, establecer relaciones de causa y efecto, sopesar los pros y los contras de los procesos e iniciativas y tomar las medidas apropiadas cuando sea necesario.

Los propietarios de negocios tendran una vision general de como le va a la empresa y obtendran una vision mas cercana de las areas de nicho a traves de la mineria de datos. (La mineria de datos es el proceso de analizar conjuntos de big data para extraer inferencias utiles). La simple visualizacion de datos creada por las soluciones de BI destaca los indicadores clave de rendimiento que las empresas deben supervisar.

En este sentido, las herramientas de inteligencia empresarial utilizan una amplia gama de tecnicas para el analisis de datos. Algunos ejemplos son el procesamiento analitico en linea (OLAP), el analisis ad hoc (una parte importante de la BI de autoservicio), la BI en tiempo real, la BI movil, la BI de codigo abierto, la BI colaborativa, la BI de software como servicio, la BI basada en la nube, la BI integrada, etc.

Beneficios de un buen sistema de BI

1. Un sistema de inteligencia empresarial permite a un restaurante identificar que elementos del menu son los que mas gustan a los clientes y cuales reciben una respuesta tibia al extraer los datos de ventas generados por el sistema POS. Esto ayuda en la gestion de los menus. Los operadores de restaurantes pueden tomar decisiones comerciales criticas, como que articulos retener, publicitar mas y cuales eliminar de la lista para maximizar las ganancias. Los precios de los productos tambien se pueden ajustar adecuadamente. Los restaurantes multicadena pueden analizar los datos para identificar sus puntos de venta mas exitosos.

2. Un buen sistema de inteligencia empresarial permite a las organizaciones llevar a cabo el analisis de tendencias consultando los informes de los puntos de venta para poder predecir la demanda y las ventas futuras. La planificacion precisa de la demanda ayuda con el ajuste de costos, la programacion de los empleados, la planificacion del inventario y la formulacion de diversas estrategias para cumplir los objetivos empresariales.

3. La gestion del inventario se puede hacer eficiente mediante el analisis de datos. Sobre la base de los datos de ventas, un restaurante puede decidir que ingredientes deben reordenarse y cuales no deben comprarse de inmediato. Las herramientas de inteligencia empresarial se pueden utilizar para una gestion eficiente de la cadena de suministro de alimentos. La inteligencia empresarial tambien revela discrepancias entre el uso esperado y real de los alimentos y permite a los restaurantes descubrir las razones del desperdicio de alimentos.

4. Los datos de POS se pueden analizar con la ayuda de sistemas de BI dedicados para identificar periodos de trafico intenso y lento. Esto permitira a los restaurantes determinar si han podido optimizar la programacion de los empleados, de acuerdo con las necesidades reales de la empresa. Esta informacion resulta vital para las organizaciones que buscan reducir los costos laborales. Ademas, los sistemas POS ofrecen una gran cantidad de datos sobre una variedad de temas, como ingresos mensuales por trabajador/franja horaria, los mejores y los rezagados, etc. Tambien sirven como relojes de tiempo para los trabajadores. Estos datos se pueden analizar con la ayuda de un software de analisis de datos para crear mejores estrategias.

5. El analisis de los datos de PDV tambien puede ayudar a identificar a los usuarios mas dedicados de una organizacion. Los datos de los clientes se pueden utilizar para crear programas de fidelizacion y atraer a los clientes a traves de metodos personalizados de marketing en forma de correos electronicos, llamadas telefonicas o mensajes de texto.

6. La inteligencia empresarial y el analisis permiten a las organizaciones descubrir y eliminar puntos ciegos. Por ejemplo, un restaurante puede estar pagando de mas por un ingrediente sin darse cuenta de que un producto comparable o superior esta disponible a un precio mas barato en otros lugares.

Como elegir el sistema de BI que necesita

1. Una solida plataforma de inteligencia empresarial ofrece a los usuarios empresariales acceso y analisis de datos en tiempo real. Debe integrarse a la perfeccion con la estrategia de datos existente de la empresa en lugar de requerir la compra de productos adicionales.

2. Debe medir el costo total de poseer una plataforma de analisis e inteligencia empresarial. Una empresa pequena podria elegir un software de BI de codigo abierto para la mineria de datos y la creacion de informes ad hoc. Sin embargo, es importante recordar que la adaptabilidad de los sistemas de codigo abierto puede disminuir con la expansion de un negocio.

3. La mejor solucion de inteligencia empresarial es aquella que garantiza la seguridad de los datos sin comprometer la innovacion y ayuda a los usuarios a obtener informacion procesable y a tomar decisiones empresariales solidas.

4. La visualizacion de datos es una de las funciones mas utiles que pueden ofrecer las soluciones de BI. Los graficos, los cuadros y las tablas ayudan a desglosar y simplificar los datos complejos. Es preferible un sistema de BI que incluya herramientas avanzadas de visualizacion de datos que faciliten la comprension de los cuadros y graficos. Estos cuadros y graficos tambien deben actualizarse en tiempo real.

5. Elija un proveedor de soluciones de inteligencia empresarial con experiencia sustancial en investigacion y desarrollo. Es fundamental tener en cuenta el historial y las prioridades del proveedor de soluciones de BI a la hora de tomar una decision. Tambien hay que revisar las resenas de los usuarios antes de comprar productos de BI.

6. Un sistema de inteligencia empresarial debe ser facil de usar, flexible y debe poder ampliarse sin dificultad a medida que la empresa se expande.

Los 5 mejores sistemas de BI para restaurantes

1. Panel de control Zip POS-
cuando el sistema de punto de venta de un restaurante no agrega ni procesa datos de manera eficiente, es dificil para un operador encontrarle sentido a esos datos, y mucho menos tomar las decisiones correctas basadas en ellos. Aqui es util una solucion de inteligencia empresarial y analisis como Zip POS Dashboard.

Zip POS Dashboard brinda a los usuarios acceso a datos relevantes extraidos del sistema POS en tiempo real y los muestra como cuadros y graficos generados automaticamente. Estos pueden ayudar a una empresa a evaluar su desempeno e identificar los problemas operativos. Zip POS Dashboard tambien asegura que el sistema POS no pierda ningun dato de ventas. El software Zip POS Dashboard es gratuito y se puede acceder a el desde Hubworks, una tienda de aplicaciones para restaurantes.

2. Microsoft Power BI-
este programa convierte los datos en graficos extremadamente utiles, lo que brinda a las empresas un conocimiento preciso de lo que los clientes desean. Power BI proporciona un conjunto de herramientas de inteligencia empresarial para la segmentacion de datos y la creacion de informacion valiosa. La integracion con Excel, una pletora de visualizaciones de datos y las capacidades de IA integradas permiten a los usuarios compartir informacion rapidamente entre los equipos. La version Premium cuesta 27,50 USD por usuario al mes y 6,858,10 USD por capacidad al mes. La version Pro cuesta 13,70 dolares por usuario. Power BI tambien ofrece una version basica gratuita.

3. Restaurant365-
Este software basado en la nube es una plataforma unica e integrada que alberga todas las herramientas necesarias para operar un negocio de restaurantes. El software se integra completamente con los sistemas de nomina, POS y cadena de suministro. Puede contar y medir sus niveles de existencias sin esfuerzo con la ayuda de esta herramienta de BI. Este software ayuda a reducir el desperdicio de alimentos al alentar a los restaurantes a comprar el inventario exacto que necesitan. Los usuarios pueden elegir entre los planes Essential, Professional y Enterprise. Si bien los dos primeros paquetes cuestan $399 por ubicacion al mes y $489 por ubicacion al mes, respectivamente, el plan Enterprise tiene un precio personalizado.

4. Tableau-
esta plataforma reune datos de varias fuentes para ofrecer informacion procesable y en tiempo real. Permite a los usuarios, independientemente de su nivel de habilidad, examinar los datos utilizando herramientas sencillas como el filtrado de arrastrar y soltar. Ademas, sus funciones superiores de procesamiento del lenguaje natural hacen que el software sea intuitivo y facil de usar. Tambien ofrece una amplia gama de opciones de personalizacion y seguridad. La solucion Tableau Creator tiene un precio de 70 USD por usuario al mes, Tableau Explorer cuesta 42 USD por usuario al mes y Tableau Viewer le cobra 15 USD por usuario al mes. Por otro lado, Tableau Public es una herramienta de BI gratuita.

5. Looker-
esta plataforma basada en la web permite a las organizaciones explorar, descubrir, visualizar y compartir informacion sobre los datos. Las organizaciones pueden examinar los datos y profundizar en el analisis de datos para poder comprender mejor su rendimiento en varios parametros empresariales. Con Looker, se pueden crear aplicaciones personalizadas para ofrecer experiencias de datos unicas. El precio de este software se basa en cotizaciones.

Son buenas las herramientas de BI gratuitas?

Las empresas, especialmente las mas pequenas, que requieren funciones basicas de analisis e informes de datos pero no quieren pagar mucho dinero por ellas, pueden considerar el uso de software de inteligencia empresarial gratuito. Es posible que estas soluciones de software no posean todas las caracteristicas de vanguardia de una plataforma de pago, pero aun asi ofrezcan lo suficiente para completar las funciones basicas.

Las herramientas gratuitas pueden estar basadas en la nube, in situ o en forma de soluciones hibridas. Las herramientas gratuitas de inteligencia empresarial tambien estan disponibles como aplicaciones, lo que permite a las organizaciones estudiar informes y realizar analisis de datos sobre la marcha.

Las herramientas gratuitas ofrecen una variedad de opciones de informes y paneles para un analisis descriptivo integral y un analisis predictivo.

Sin embargo, debe tenerse en cuenta que este tipo de software a menudo se proporciona en una prueba gratuita, como plataforma de lanzamiento para las versiones de pago de un producto. En otros casos, el software se puede extender de forma gratuita durante un periodo de tiempo, numero de sesiones o numero de usuarios especificos. Un grupo muy pequeno de proveedores de software, como Visualize Free, BIRT y Tableau Public, ofrecen soluciones gratuitas ilimitadas.

Uno de los mejores aspectos de un sistema de inteligencia empresarial es la autonomia del usuario empresarial. Permite a los usuarios obtener informacion sobre los datos recopilados sin necesidad de analistas de datos. Y acelera la toma de decisiones. Las herramientas de BI gratuitas, al igual que sus contrapartes de pago, dan a los usuarios finales control sobre el analisis y la prediccion de los datos, pero, por supuesto, hasta cierto punto.

Estas herramientas tienen sus limitaciones. Las herramientas gratuitas incluyen funciones minimas que no satisfacen todas las necesidades de BI de una organizacion. Por ejemplo, es posible que el software libre no tenga enlaces extendidos de fuentes de datos. Por lo tanto, es importante ver si las herramientas gratuitas abordan adecuadamente los requisitos especificos de su organizacion y si las funciones que faltan tendran un impacto significativo en sus operaciones.

Palabra final

Cualquier organizacion que quiera ser rentable necesita un sistema de analisis e inteligencia empresarial de calidad. Para los restaurantes, esta necesidad es aun mas apremiante, ya que buscan dejar atras los dias oscuros de Covid.

Obligados a avanzar en tecnologia durante la pandemia, muchos restaurantes introdujeron soluciones como pedidos en linea, afiliaciones de entrega a terceros, autoservicio y recogida en la acera, para mantenerse en el negocio. Algunos restaurantes tambien empezaron a explorar el concepto de taquillas de comida. El software de inteligencia empresarial permite a los restaurantes comprender que canales de ventas impulsados por la tecnologia funcionan mejor para ellos. El software de BI tambien puede ayudar a los restaurantes a comprender las preferencias de alimentos y de pago, y a tomar las decisiones adecuadas.

La eficacia de los sistemas de BI se puede agudizar si se cuenta con una estrategia de BI solida. La creacion de estrategias de BI implica seleccionar la plataforma de BI correcta, reunir a todas las partes interesadas que participan en la toma de decisiones, definir los objetivos del analisis de datos, formar un equipo para implementar el plan de BI y crear una hoja de ruta de BI que mantenga un registro de los plazos y fechas importantes. Una estrategia de BI es una guia paso a paso para implementar la mineria de datos y el analisis, medir el rendimiento empresarial, identificar las ventajas competitivas y hacer que una operacion este mas centrada en el cliente.

Un sistema de inteligencia empresarial respaldado por una estrategia prudente prepara a una empresa para el exito.