Como crear un horario de empleados que funcione tanto para la gerencia como para el personal

Que es un horario para empleados?

El cronograma de un empleado es una especie de hoja de ruta que ayuda al empleado y al empleador a mantenerse al tanto del trabajo que debe completarse y cuando debe realizarse. Ademas, un cronograma eficiente de los empleados brinda al personal una mejor idea de su posicion con respecto a sus tareas al actualizar su calendario de trabajo. El
cronograma de un empleado considera los dias y horas especificos que se le asignan a un empleado para el trabajo remunerado. Incluye los detalles del turno de un empleado, incluidos los dias de la semana y las horas especificas que se espera que un empleado trabaje para una organizacion. Segun la naturaleza del trabajo y el negocio, uno podria trabajar las mismas horas y dias a lo largo de su carrera en una organizacion, o el horario de una persona podria cambiar segun las necesidades del empleador.

Con un cronograma de trabajo eficiente de los empleados, una empresa puede optimizar el tiempo del personal, administrar y equilibrar la carga de trabajo para los diferentes turnos y mantener clara la comunicacion del equipo en todos los mercados verticales. En resumen, con cronogramas efectivos, un negocio esta obligado a funcionar sin problemas.

Crear una plantilla eficaz para el horario de turnos de los empleados puede resultar dificil. Las empresas como la hosteleria, el comercio minorista, la atencion medica y la TI operan con empleados programados por horas. Significa que los gerentes deben disenar un cronograma que funcione para todos, lo que puede ser un proceso lento. La administracion eficiente esta reduciendo el tiempo dedicado a la creacion de horarios, pero logrando una programacion eficaz y sin problemas que cumpla con la legislacion laboral.


Restaurantslife Incluye varios articulos que ayudan a los empleados y empleadores a lograr el equilibrio adecuado entre productividad y satisfaccion laboral. Este articulo muestra como el software de programacion puede ayudar a automatizar y agilizar la administracion de tareas. Al tener en cuenta los programas anteriores, identificar los recursos disponibles, reconocer la demanda y programarla en consecuencia, el software de programacion de los empleados puede generar una mayor productividad y una mejor satisfaccion laboral.

Como puede beneficiar una empresa la programacion eficiente de los empleados?

Las ganancias son el objetivo final de todas las empresas. Sin embargo, una programacion deficiente puede tener un efecto perjudicial en el desempeno financiero de una empresa. En un estudio realizado el ano pasado, Quinyx (un proveedor de herramientas de gestion de la fuerza laboral) llevo a cabo un estudio titulado El costo de una mala programacion- lecciones de 300 ejecutivos de operaciones. Se encuesto a 300 ejecutivos de operaciones globales, quienes compartieron ideas sobre sus prioridades y los desafios que enfrentan en la administracion de personal con poco tiempo que no trabajan desde un escritorio de oficina.

El estudio revelo que las empresas mas afectadas durante la pandemia eran las que no tenian software de programacion. Las empresas que no tenian una gestion de la fuerza laboral impulsada por la IA perdieron el 15% de sus ganancias y gastaron un 25% mas solo en costos salariales. Ademas de eso, la mayoria de los programas manuales cometian de tres a ocho infracciones laborales por semana, lo que resultaba en multas masivas.

Un mal horario de los empleados a menudo provoca caos en las operaciones, baja productividad, estres innecesario en el lugar de trabajo y aumento del ausentismo. Obliga a los empleados a rellenar con poca antelacion a los companeros de trabajo que no se presentan incluso cuando estan programados para trabajar. Esta es una de las principales razones de los conflictos con el personal, que a su vez aumentan la tasa de rotacion de empleados. No existe una forma definitiva de saber si una empresa incurre en perdidas debido a una mala programacion de los empleados, pero sin duda afecta a la empresa.

Sin embargo, lo que si esta comprobado es el impacto positivo que la programacion eficiente puede tener en una empresa. Restaurantslife analiza algunas de las formas-

1. Aumenta la eficiencia en el trabajo- nadie puede argumentar que una programacion eficaz es imprescindible cuando se trata de mantener el tiempo de los empleados y dividir la carga de trabajo. Cuando el trabajo se distribuye de manera uniforme y cuidadosa entre los empleados, se sienten motivados a trabajar mas duro y su relacion laboral tambien mejora. La falta de estas cosas puede llevar a empleados con exceso de trabajo y provocar agotamiento de los empleados, errores y un desempeno deficiente. Por el contrario, un programa eficiente mejora la eficiencia general y crea un entorno productivo.


2. Garantiza que los empleados no pierdan turnos- la programacion puede ayudar a las empresas a mantener organizados a los empleados y propietarios al garantizar que no se pierdan turnos La mayoria de las aplicaciones de programacion de empleados utilizan una estructura integrada basada en la nube para permitir que las empresas y las personas sigan los turnos asignados manteniendo horarios que son accesibles para todos, que los equipos relevantes pueden actualizar facilmente, y se gestionan facilmente desde cualquier parte del mundo. Los trabajadores a tiempo parcial en las industrias de restaurantes, minoristas y hosteleria tienen diferentes horarios de trabajo todos los dias, o trabajan solo ciertos dias de la semana, lo que hace que estas funciones sean increiblemente utiles.


3. Aumenta el compromiso de los empleados- los problemas relacionados con el exceso o la falta de personal o los horarios mal administrados afectan negativamente al compromiso de los empleados. Esto podria provocar una alta rotacion de empleados. La imagen de tu marca puede verse afectada negativamente a medida que el compromiso de los empleados se hunde y los costes operativos aumentan. Los errores de programacion pueden tener consecuencias costosas, lentas y preocupantes, especialmente para las pequenas empresas. La programacion precisa y consciente con las aplicaciones adecuadas garantiza que el nivel de satisfaccion de los empleados sea siempre alto, lo que resulta en bajos costos operativos y preserva la reputacion de su empresa.


4. Cultiva un entorno de trabajo flexible- el software de programacion automatiza la lista de trabajadores, asignando trabajo solo a aquellos cuyos horarios de trabajo coinciden con sus franjas horarias disponibles. Permitir que los empleados elijan sus turnos reduce el estres del gerente y, al mismo tiempo, beneficia a ambas partes, porque crea un mejor equilibrio entre la vida laboral y personal. Los horarios de trabajo flexibles siempre benefician a los empleados y crean un entorno de trabajo positivo y productivo.


5. Aumenta las ganancias- ademas de reducir los costos varios, el eficiente software de programacion de empleados permite a los gerentes delegar tareas, mientras se centran en otras partes de la empresa. Las soluciones de programacion permiten situaciones de alta demanda para manejarse de manera mas eficaz, reduciendo el caos. La mayoria de las nuevas tecnologias tienen funciones de analisis incorporadas que les permiten predecir las necesidades con anticipacion, crear cronogramas eficaces y desarrollar un plan infalible. Mantener a los trabajadores estimulados y libres de estres es un beneficio tanto para los empleados como para los empleadores. De esta manera, se pueden crear condiciones de trabajo optimas y se pueden aumentar los beneficios.


6. Ayuda a cumplir con las leyes laborales- Numerosas regulaciones en los Estados Unidos garantizan la equidad en el lugar de trabajo. Por ejemplo, los empleadores estan obligados a cumplir pautas estrictas sobre la cantidad de horas que los empleados pueden trabajar cada dia. Como parte de estas leyes, los empleadores tambien deben avisar a los empleados con anticipacion antes de hacer cambios de horario. Ademas, garantiza que las horas extraordinarias esten reguladas y pagadas. La facilidad con la que las aplicaciones de programacion de turnos permiten a los empleadores cumplir con las regulaciones gubernamentales es un beneficio bienvenido.

Consejos para mejorar la programacion de los empleados- utilice el mejor software de programacion

Un sistema de programacion es crucial para cualquier empresa, ya que ayuda a administrar los recursos de manera mas eficiente. El mejor software de programacion de empleados tiene automatizacion incorporada en el sistema, lo que permite a los gerentes generar facilmente programaciones confiables para un mes o incluso una semana. Como resultado, aumenta la puntualidad de sus empleados.

El software que elija para su empresa puede mejorar sustancialmente el funcionamiento de su lugar de trabajo. Con funciones personalizables, elegir un software en lugar de una aplicacion manual, como las hojas de calculo de Excel, ahorra tiempo y dinero.

Con las soluciones de software de programacion de empleados, los empleadores pueden ser considerados con las necesidades y preferencias de los empleados y, al mismo tiempo, crear horarios confiables que no afecten negativamente al trabajo. La mayoria de las soluciones ofrecen plantillas integradas y ayudan a evitar conflictos de programacion. Un buen software de programacion tambien crea programaciones para multiples ubicaciones, equipos y proyectos.

Consejos para mejorar la programacion de los empleados- identificar recursos

La planificacion es muy importante a la hora de crear el horario de los empleados, especialmente si quieres que tu horario sea realista. En primer lugar, determine el alcance del trabajo del que sera responsable su equipo y obtenga una vision completa de todos los recursos disponibles en un proyecto. Por ejemplo, calcule el numero de personas que trabajan en un proyecto especifico, tenga en cuenta las vacaciones o el tiempo de licencia planificado que puedan tener cuando el proyecto este en marcha y programe el trabajo en consecuencia.

Es util tener un recurso adicional a bordo para completar un proyecto con exito. Podra considerar cuanto dinero puede permitirse reservar para contratistas y consultores, y asegurarse de que su presupuesto este dentro de sus limites. Ayuda a optimizar los costos y, al mismo tiempo, garantiza que no se incumplan los plazos.

Consejos para mejorar la programacion de los empleados- cree horarios con anticipacion

Los horarios de trabajo creados en el ultimo momento pueden haber sido admisibles en el lugar de trabajo del pasado. Sin embargo, en el entorno hipercompetitivo actual, el trabajo no planificado puede dejar a los empleados tan estresados que podria perjudicar su productividad.

Un empleador debe tener en cuenta que ahora vivimos en una economia colaborativa, un fenomeno que ha experimentado un aumento masivo durante la pandemia. Muchos profesionales calificados han optado por ir solos, en lugar de lidiar con la presion de los trabajos de tiempo completo, porque todos quieren tener un equilibrio saludable entre el trabajo y la vida personal y evitar el agotamiento. Pero una de las principales razones de este cambio tambien ha sido porque los profesionales que trabajan quieren tener mas control sobre sus tiempos de trabajo.

Un programa creado con anticipacion alivia la carga de los empleados. Ademas, reduce la imprevisibilidad y crea un entorno de trabajo mejor y equilibrado. Sin embargo, los empleados tambien deben entender que los cambios de ultima hora son inevitables.

Consejos para mejorar la programacion de los empleados- satisfacer las necesidades de los empleados

Un horario eficiente de los empleados siempre mantiene las necesidades de todos en el centro de atencion. Entender las prioridades de un empleado puede funcionar bien a largo plazo para una empresa. La mejor manera de entender las necesidades de un empleado es entender sus prioridades y compromisos antes de incorporarlos. Por ejemplo, es posible que alguien siga estudiando y prefiera un turno de tarde. O bien, a alguien le puede gustar una sesion de entrenamiento temprano en la noche y prefiere terminar sus compromisos laborales temprano en el dia. Acomodar las elecciones de los empleados es una forma segura de ganarlos y de alentarlos a comprometerse mejor con su negocio.

Consejos para mejorar la programacion de los empleados- permitir que los empleados cambien turnos

La mayoria de las empresas no alientan a los empleados a negociar turnos debido a la confusion que podria provocar. Pero la mayoria de los programas de programacion proporcionan una junta de intercambio por turnos, lo que permite un enfoque mas simple y organizado para los turnos comerciales que evita la confusion de ultimo momento.

Despues de todo, no es mejor trabajar con, y no en contra, de tu personal? Una junta de comercio en linea facilita a los empleadores permitir que el personal intercambie turnos. Como resultado, se eliminan la mayoria de los problemas que surgen de los cambios de turno de ultima hora y se genera un sentido de camaraderia porque los empleados sienten que se escucha su voz y esto fomenta la lealtad. Las juntas de intercambio por turnos en linea tambien son buenas para las empresas con trabajadores a tiempo parcial o en turnos cortos

Consejos para mejorar la programacion de los empleados- tenga un plan de gestion de ausencias

Una de las cosas mas importantes que puede hacer como gerente es tener un conjunto de pautas que permitan a sus empleados planificar sus vacaciones con anticipacion. Tambien minimiza el ausentismo de ultima hora, que siempre tiene un costo para las empresas, especialmente si se trata de alguien que supervisa a todo un equipo o un aspecto importante de las operaciones.

Pero hay emergencias en las que un empleado puede irse de licencia no planificada y encontrar a alguien adecuado para reemplazar al empleado ausente no siempre es posible de inmediato. Por lo tanto, es importante tener un plan de respaldo listo para ambos tipos de licencia- planificada y no planificada. Saber que tienes un plan de respaldo significa que cuando surja algo durante esos momentos cruciales, estaras mas que preparado para manejar las cosas con calma y seguir trabajando hacia los objetivos de tu proyecto sin preocupaciones.

Consejos para mejorar la programacion de los empleados- solicite comentarios en su calendario

Desarrollar un horario nunca es facil. Aunque sientas que tienes exactamente lo que es mejor para tus empleados, es posible que adopten un enfoque ligeramente diferente. Y eso esta bien. Cuando se trata de crear un cronograma efectivo, cuantos mas comentarios reciba, mejor sera. Pero siempre habra margen de mejora.

Es una buena idea pedirles a tus empleados sugerencias sobre que puede mejorar el programa antes de crear uno para tu equipo. Esto hara que los empleados se sientan escuchados y motivados, y les asegurara que tienen un papel que desempenar en el establecimiento de sus propios horarios. En ultima instancia, incorporar sus prioridades en el programa final es crucial porque hace que se sientan valorados e incluidos.

Los 3 mejores programas de programacion de empleados

Horarios postales- Zip Schedule le permite agilizar el proceso de programacion de los empleados. Su aplicacion movil le permite crear horarios que incluyan los turnos preferidos de los empleados y compartirlos con todos. Su sistema de mensajeria interna permite a los gerentes de recursos humanos enviar mensajes al personal en tiempo real, a la vez que gestionan sus solicitudes de licencia, verifican la disponibilidad y reservan nuevos turnos sin apoyo adicional.

La aplicacion tambien permite a los usuarios crear plantillas de programacion que funcionen para ellos. Con estas plantillas de horarios de trabajo, uno puede agregar, modificar o eliminar detalles facilmente sin tener que ir manualmente cada vez. Esta herramienta funciona bien para las empresas que desean ahorrar tiempo en tareas comunes, como revisar las solicitudes del personal, aprobarlas y supervisar las compensaciones de turnos. Tambien facilita a las empresas la reduccion de los costos laborales con sus funciones integradas de seguimiento y pronostico de la mano de obra.

Zip Schedules se integra facilmente con el software de reloj del empleado Para las pequenas empresas con 20 empleados o menos, los Zip Schedules se pueden comprar a $19 por mes por ubicacion. La losa del segmento intermedio cuesta $39 por mes y puede acomodar hasta 50 trabajadores. Las empresas con mas de 50 empleados pueden optar por la solucion personalizada, que es rentable y puede satisfacer todas sus necesidades. Los Zip Schedules se pueden comprar a traves de Hubworks, una tienda de aplicaciones en linea que ofrece soluciones integradas para todo tipo de negocios de la industria alimentaria.

When I Work- La programacion automatica es una caracteristica integral de When I Work. Los empleados pueden programar sus solicitudes de tiempo libre y turnos comerciales a traves de una aplicacion movil. Los gerentes pueden incluso limitar las entradas a ubicaciones y horarios de turnos especificos para garantizar la puntualidad. Con esta solucion de gestion de empleados, los gerentes pueden integrar las solicitudes de tiempo libre con un reloj de tiempo, lo que reduce los costos laborales.

Ademas, los procesos de programacion automatica permiten realizar turnos con un solo clic y se notifica a varios empleados simultaneamente cuando se publican los horarios. Tambien es posible importar hojas de horas para un procesamiento rapido de la nomina. When I Work tiene una version Essentials a $4 por usuario al mes, una version Advanced a $6 por usuario y una version Complete a $8 por usuario.

Homebase- Homebase es la solucion ideal para las pequenas empresas. Incorpora una interfaz facil de arrastrar y soltar, una plataforma de productividad e integracion GPS con cualquier dispositivo. El software de Homebase se integra perfectamente con multiples soluciones de POS y contabilidad para que las empresas puedan agilizar facilmente los procesos de forma rapida y eficaz. Este software de programacion esta completamente basado en la nube. Ademas de realizar un seguimiento de las horas diarias, los descansos, las horas extra y las listas de verificacion, los empleados tambien pueden gestionar tareas, proyectos y relaciones con los clientes importantes dentro de un entorno en linea seguro. Su potente capacidad de seguimiento del tiempo garantiza que los empleados sean 100% responsables de sus horas. Tiene un plan basico gratuito que incluye la programacion y la gestion del tiempo y la asistencia. El paquete basico cobrable con funciones adicionales comienza en $16 al mes por ubicacion y llega hasta $80 por mes por ubicacion.