Come creare un programma per i dipendenti che funzioni sia per la direzione che per il personale

Che cos'e un programma per i dipendenti?

Un programma per i dipendenti e una sorta di tabella di marcia, che aiuta il dipendente e il datore di lavoro a rimanere aggiornati sul lavoro che deve essere completato e quando deve essere svolto. Inoltre, un efficiente programma dei dipendenti offre al personale un'idea migliore della posizione con le proprie attivita durante l'aggiornamento del calendario di lavoro.
Un programma dipendente considera i giorni e le ore specifici designati a un dipendente per il lavoro retribuito. Include i dettagli del turno di un dipendente, inclusi i giorni della settimana e le ore specifiche che un dipendente dovrebbe lavorare per un'organizzazione. A seconda della natura del lavoro e dell'attivita, si potrebbero lavorare gli stessi orari e giorni durante la propria carriera in un'organizzazione, oppure il proprio programma potrebbe cambiare in base alle esigenze del datore di lavoro.

Con un efficiente programma di lavoro dei dipendenti, un'azienda puo semplificare il tempo del personale, gestire e bilanciare il carico di lavoro per i diversi turni e mantenere chiara la comunicazione del team tra i verticali. In breve, con pianificazioni efficaci, un'azienda e destinata a funzionare senza intoppi.

Creare un modello efficace per la pianificazione dei turni dei dipendenti puo essere difficile. Aziende come ospitalita, vendita al dettaglio, sanita e IT operano con dipendenti con orari programmati. Significa che i manager devono ideare un programma adatto a tutti, il che puo richiedere molto tempo. Una gestione efficiente riduce il tempo impiegato per la creazione di programmi, ma sta realizzando una pianificazione efficace e senza soluzione di continuita conforme al diritto del lavoro.


Restaurantslife Contiene diversi articoli che aiutano dipendenti e datori di lavoro a raggiungere il giusto equilibrio tra produttivita e soddisfazione sul lavoro. Questo articolo mostra come il software di pianificazione puo aiutare ad automatizzare e semplificare la gestione delle attivita. Prendendo in considerazione le pianificazioni passate, identificando le risorse disponibili, riconoscendo la domanda e pianificandola di conseguenza, il software di pianificazione dei dipendenti puo portare a una maggiore produttivita e una migliore soddisfazione sul lavoro.

In che modo un'efficiente pianificazione dei dipendenti puo avvantaggiare un'azienda?

Il profitto e l'obiettivo finale di ogni azienda. Ma una programmazione scadente puo avere un effetto deleterio sulla performance finanziaria di un'azienda. In uno studio dello scorso anno, Quinyx (un fornitore di strumenti di gestione della forza lavoro) ha condotto uno studio, Il costo di una programmazione scadente- lezioni da 300 dirigenti delle operazioni. Ha intervistato 300 dirigenti delle operazioni globali, che hanno condiviso approfondimenti sulle loro priorita e sulle sfide che devono affrontare nella gestione di una forza lavoro a corto di tempo che non lavora da una scrivania.

Lo studio ha rivelato che le aziende piu colpite durante la pandemia erano quelle senza software di pianificazione. Le aziende che non avevano una gestione della forza lavoro basata sull'intelligenza artificiale hanno perso il 15% dei loro guadagni e hanno speso il 25% in piu solo sui costi salariali. Inoltre, la maggior parte dei programmi manuali ha commesso da tre a otto infrazioni al diritto del lavoro a settimana, con conseguenti multe massicce.

Un orario scadente dei dipendenti porta spesso a caos nelle operazioni, scarsa produttivita, stress non necessario sul posto di lavoro e aumento dell'assenteismo. Costringe i dipendenti a compilare con breve preavviso i colleghi che non si presentano nemmeno quando sono programmati per lavorare. Questa e una delle ragioni principali dei conflitti tra il personale, che a loro volta aumentano il tasso di turnover dei dipendenti. Non esiste un modo definitivo per capire se un'azienda subisce perdite a causa di una scarsa programmazione dei dipendenti, ma sicuramente influisce sul business.

Cio che e dimostrato, tuttavia, e l'impatto positivo che una pianificazione efficiente puo avere su un'azienda. Restaurantslife esamina alcuni dei modi-

1. Aumenta l'efficienza sul lavoro- nessuno puo sostenere che una pianificazione efficace sia un must quando si tratta di tenere il tempo dei dipendenti e dividere il carico di lavoro. Quando il lavoro e distribuito in modo uniforme e ponderato tra i dipendenti, sono motivati a lavorare di piu e anche il loro rapporto di lavoro migliora. La mancanza di queste cose puo portare a dipendenti oberati di lavoro e provocare burnout dei dipendenti, errori e prestazioni scadenti. Al contrario, un programma efficiente migliora l'efficienza complessiva e crea un ambiente produttivo.


2. Garantisce ai dipendenti di non perdere i turni- la pianificazione puo aiutare le aziende a mantenere organizzati dipendenti e proprietari garantendo che i turni non vengano persi. La maggior parte delle app di pianificazione dei dipendenti utilizza una struttura integrata basata su cloud per consentire alle aziende e agli individui di seguire i turni assegnati mantenendo pianificazioni accessibili a tutti, possono essere facilmente aggiornate dai team pertinenti, e sono facilmente gestibili da qualsiasi parte del mondo. I part-time nei settori della ristorazione, della vendita al dettaglio e dell'ospitalita hanno orari di lavoro diversi ogni giorno o lavorano solo in determinati giorni della settimana, il che rende queste funzionalita incredibilmente utili.


3. Aumenta il coinvolgimento dei dipendenti- i problemi relativi all'eccesso o alla carenza di personale o alle pianificazioni gestite in modo inadeguato influiscono negativamente sul coinvolgimento dei dipendenti. Cio potrebbe comportare un elevato turnover dei dipendenti. L'immagine del tuo marchio puo subire un impatto negativo man mano che il coinvolgimento dei dipendenti diminuisce e i costi operativi aumentano. Gli errori di pianificazione possono comportare conseguenze costose, dispendiose in termini di tempo e preoccupanti, soprattutto per le piccole imprese. Una pianificazione accurata e consapevole con le app giuste garantisce che il livello di soddisfazione dei dipendenti sia sempre elevato, con conseguenti bassi costi operativi e preservando la reputazione della tua azienda.


4. Coltivare un ambiente di lavoro flessibile- il software di pianificazione automatizza l'elenco dei lavoratori, assegnando il lavoro solo a coloro i cui orari di lavoro corrispondono alle fasce orarie disponibili. Consentire ai dipendenti di scegliere i propri turni riduce lo stress del manager, favorendo al contempo entrambe le parti, perche crea un migliore equilibrio tra lavoro e vita privata. L'orario di lavoro flessibile va sempre a vantaggio dei dipendenti e crea un ambiente di lavoro positivo e produttivo.


5. Aumenta i profitti- oltre a ridurre i costi vari, un efficiente software di pianificazione dei dipendenti consente ai manager di delegare le attivita, concentrandosi su altre parti del business. Le soluzioni di pianificazione consentono situazioni ad alta richiesta essere gestiti in modo piu efficace, riducendo il caos. La maggior parte delle nuove tecnologie dispone di funzionalita di analisi integrate che consentono loro di prevedere le esigenze in anticipo, creare pianificazioni efficaci e sviluppare un piano infallibile. Mantenere i lavoratori stimolati e privi di stress e un vantaggio sia per i dipendenti che per i datori di lavoro. In questo modo e possibile creare condizioni di lavoro ottimali e aumentare i profitti.


6. Aiuta a rispettare le leggi sul lavoro- numerose normative negli Stati Uniti garantiscono l'equita sul posto di lavoro. Ad esempio, i datori di lavoro sono tenuti a rispettare rigorose linee guida relative al numero di ore che i dipendenti possono lavorare ogni giorno. Come parte di queste leggi, i datori di lavoro devono anche informare i dipendenti in anticipo prima di apportare modifiche agli orari. Inoltre, garantisce che gli straordinari siano regolamentati e pagati. La facilita con cui le app di pianificazione dei turni consentono ai datori di lavoro di conformarsi alle normative governative e un vantaggio gradito.

Suggerimenti per migliorare la pianificazione dei dipendenti- utilizzare il miglior software di pianificazione

Un sistema di pianificazione e fondamentale per qualsiasi azienda in quanto aiuta a gestire le risorse in modo piu efficiente. Il miglior software di pianificazione dei dipendenti ha l'automazione integrata nel sistema, consentendo ai manager di generare facilmente pianificazioni affidabili per un mese o anche una settimana. Di conseguenza, aumenta la puntualita dei dipendenti.

Il software che scegli per la tua azienda puo migliorare notevolmente il funzionamento del tuo posto di lavoro. Con funzionalita personalizzabili, la scelta del software rispetto a un'applicazione manuale come i fogli di calcolo Excel consente di risparmiare tempo e denaro.

Con le soluzioni software di pianificazione dei dipendenti, i datori di lavoro possono essere attenti alle esigenze e alle preferenze dei dipendenti e, allo stesso tempo, creare orari affidabili che non influiscono negativamente sul lavoro. La maggior parte delle soluzioni offre modelli integrati e aiuta a evitare conflitti di pianificazione. Un buon software di pianificazione crea anche pianificazioni per piu sedi, team e progetti.

Suggerimenti per migliorare la pianificazione dei dipendenti- identificare le risorse

La pianificazione e molto importante quando si crea un programma per i dipendenti, soprattutto se si desidera che il programma sia realistico. Prima di tutto, scopri l'ambito di lavoro di cui il tuo team sara responsabile e ottieni un quadro completo di ogni risorsa disponibile su un progetto. Ad esempio, calcola il numero di persone che lavorano su un progetto specifico, prendi in considerazione eventuali ferie o ferie programmate che potrebbero avere quando il progetto e in corso e pianifica il lavoro di conseguenza.

E utile avere a bordo una risorsa aggiuntiva per completare con successo un progetto. Sarai in grado di considerare quanti soldi puoi permetterti di accantonare per appaltatori e consulenti e assicurarti che il tuo budget sia entro i tuoi limiti. Aiuta nell'ottimizzazione dei costi, garantendo al contempo che le scadenze non vengano rispettate.

Suggerimenti per migliorare la pianificazione dei dipendenti- creare pianificazioni in anticipo

Gli orari di lavoro creati all'ultimo minuto potrebbero essere stati ammissibili nei luoghi di lavoro del passato. Tuttavia, nell'ambiente ipercompetitivo di oggi, il lavoro non pianificato puo lasciare i dipendenti cosi stressati da compromettere la loro produttivita.

Un datore di lavoro deve considerare che ora viviamo in una gig economy, un fenomeno che ha visto un enorme aumento durante la pandemia. Molti professionisti qualificati hanno scelto di andare da soli, invece di affrontare la pressione dei lavori a tempo pieno, perche tutti vogliono avere un sano equilibrio tra lavoro e vita privata ed evitare il burnout. Ma uno dei motivi principali di questo cambiamento e stato anche perche i professionisti del lavoro vogliono un maggiore controllo sui loro tempi di lavoro.

Un programma creato in anticipo alleggerisce l'onere dei dipendenti. Inoltre, riduce l'imprevedibilita e crea un ambiente di lavoro migliore ed equilibrato. Tuttavia, i dipendenti devono anche capire che i cambiamenti dell'ultimo minuto sono inevitabili.

Suggerimenti per migliorare la pianificazione dei dipendenti- soddisfare le esigenze dei dipendenti

Una pianificazione efficiente dei dipendenti tiene sempre al centro le esigenze di tutti. Comprendere le priorita di un dipendente puo funzionare bene a lungo termine per un'azienda. Il modo migliore per comprendere le esigenze di un dipendente e comprenderne le priorita e gli impegni prima di assumerli. Ad esempio, qualcuno potrebbe ancora studiare e preferisce un turno pomeridiano. Oppure, a qualcuno potrebbe piacere una sessione di allenamento in prima serata e preferisce terminare i propri impegni di lavoro nelle prime ore del giorno. Accogliere le scelte dei dipendenti e un modo sicuro per conquistarli e incoraggiarli a impegnarsi meglio nella tua attivita.

Suggerimenti per migliorare la pianificazione dei dipendenti- consentire ai dipendenti di scambiare turni

La maggior parte delle aziende non incoraggia i dipendenti a scambiare turni a causa della confusione che potrebbe creare. Ma la maggior parte dei software di programmazione fornisce una tavola di scambio a turni, consentendo un approccio piu semplice e organizzato ai turni di trading che impedisce la confusione dell'ultimo minuto.

Dopotutto, non e meglio lavorare con - e non contro - il tuo personale! Un comitato per il commercio online consente ai datori di lavoro di consentire al personale di scambiare i turni. Di conseguenza, la maggior parte dei problemi derivanti dai cambi di turno dell'ultimo minuto vengono eliminati e si crea un senso di cameratismo perche i dipendenti sentono che la loro voce viene ascoltata e questo favorisce la lealta. I comitati commerciali a turni online sono utili anche per le aziende con lavoratori a tempo parziale o a turni brevi.

Suggerimenti per migliorare la pianificazione dei dipendenti- disporre di un piano di gestione delle assenze

Una delle cose piu importanti che puoi fare come manager e avere una serie di linee guida che consentano ai tuoi dipendenti di pianificare in anticipo le loro vacanze. Inoltre riduce al minimo l'assenteismo dell'ultimo minuto, che ha sempre un costo per le aziende, soprattutto se si tratta di qualcuno che supervisiona un intero team o un aspetto importante delle operazioni.

Ma ci sono emergenze quando un dipendente puo andare in congedo non pianificato e trovare qualcuno adatto da sostituire per il dipendente assente potrebbe non essere sempre immediatamente possibile. E quindi importante disporre di un piano di riserva pronto per entrambi i tipi di ferie- pianificate e non pianificate. Sapere di avere un piano di riserva significa che quando emerge qualcosa in quei momenti cruciali, sarai piu che preparato a gestire le cose con calma e continuare a lavorare senza preoccupazioni verso gli obiettivi del tuo progetto.

Suggerimenti per migliorare la pianificazione dei dipendenti- chiedi feedback sul tuo calendario

Sviluppare un programma non e mai facile. Anche se potresti pensare di avere esattamente cio che e meglio per i tuoi dipendenti, potrebbero adottare un approccio leggermente diverso. E va bene cosi. Quando si tratta di creare un programma efficace, piu feedback si ottiene, meglio e. Ma ci sara sempre qualche margine di miglioramento.

E una buona idea chiedere ai dipendenti suggerimenti su cosa puo migliorare il programma prima di crearne uno per il tuo team. Cio fara sentire i dipendenti ascoltati e motivati e li rassicurera sul fatto che hanno un ruolo da svolgere nella definizione dei propri orari. In definitiva, incorporare le loro priorita nel programma finale e fondamentale perche li fa sentire apprezzati e inclusi.

I 3 migliori software di pianificazione dei dipendenti

Programmi zip- Zip Schedule consente di semplificare il processo di pianificazione dei dipendenti. La sua app mobile ti consente di creare orari che includono i turni preferiti dei dipendenti e condividerli con tutti. Il suo sistema di messaggistica interno consente ai responsabili delle risorse umane di inviare messaggi al personale in tempo reale, gestendo al contempo le richieste di ferie, verificando la disponibilita e prenotando nuovi turni senza ulteriore supporto.

L'app consente inoltre agli utenti di creare modelli di pianificazione adatti a loro. Con questi modelli di pianificazione del lavoro, e possibile aggiungere, modificare o eliminare facilmente i dettagli senza dover accedere manualmente ogni volta. Questo strumento funziona bene per le aziende che vogliono risparmiare tempo su attivita comuni come la revisione delle richieste del personale, l'approvazione e la supervisione delle negoziazioni a turni. Inoltre, rende piu facile per le aziende ridurre i costi del lavoro con le sue funzionalita integrate di monitoraggio e previsione della manodopera.

Zip Schedule si integra facilmente con il software di orologio dei dipendenti. Per le piccole imprese con 20 o meno dipendenti, gli Zip Schedule possono essere acquistati a $19 al mese per sede. La lastra mid-tier costa $39 al mese e puo ospitare fino a 50 lavoratori. Le aziende con piu di 50 dipendenti possono optare per la soluzione personalizzata che e conveniente e in grado di soddisfare tutte le loro esigenze. Zip Schedules puo essere acquistato tramite Hubworks, un app store online che fornisce soluzioni integrate per tutti i tipi di attivita nel settore alimentare.

When I Work- la programmazione automatica e una caratteristica integrale di When I Work. I dipendenti possono programmare le loro richieste di ferie e i turni commerciali tramite un'applicazione mobile. I manager possono persino limitare i clock in luoghi e tempi di turni specifici per garantire la puntualita. Con questa soluzione di gestione dei dipendenti, i manager possono integrare le richieste di ferie con un orologio, riducendo i costi di manodopera.

Inoltre, i processi di pianificazione automatica consentono di effettuare turni con un solo clic e diversi dipendenti ricevono una notifica simultanea quando vengono pubblicati i programmi. E anche possibile importare schede attivita per una rapida elaborazione delle retribuzioni. When I Work ha una versione Essentials a $4 per utente al mese, una versione Advanced a $6 per utente e una versione Complete a $8 per utente.

Homebase- Homebase e la soluzione ideale per le piccole imprese. Incorpora una semplice interfaccia drag and drop, una piattaforma di produttivita e l'integrazione GPS con qualsiasi dispositivo. Il software di Homebase si integra perfettamente con piu soluzioni POS e contabilita in modo che le aziende possano semplificare facilmente i processi in modo rapido ed efficace. Questo software di pianificazione e completamente basato su cloud. Oltre a tenere traccia delle ore giornaliere, delle pause, degli straordinari e delle liste di controllo, i dipendenti possono anche gestire attivita importanti, progetti e relazioni con i clienti all'interno di un ambiente online sicuro. La sua potente capacita di monitoraggio del tempo garantisce che i dipendenti siano responsabili al 100% delle loro ore. Ha un piano gratuito di base che include la pianificazione e la gestione di orari e presenze. Il pacchetto essenziale a pagamento con funzionalita aggiuntive parte da $16 al mese per sede e arriva fino a $80 al mese per sede.