経営陣とスタッフの両方に役立つ従業員スケジュールを作成する方法

従業員スケジュールって何ですか？

従業員のスケジュールは一種のロードマップであり、従業員と雇用者が完了する必要がある作業とそれをいつ実行する必要があるかを把握するのに役立ちます。さらに、効率的な従業員のスケジュールにより、スタッフは自分の仕事のカレンダーを更新するときに自分のタスクがどこに立っているかをよりよく理解できます。
従業員スケジュールは、有給勤務のために従業員に指定された特定の曜日と時間を考慮します。これには、曜日や従業員が組織で働くと予想される特定の時間など、従業員のシフトの詳細が含まれます。仕事とビジネスの性質に応じて、組織でのキャリア全体で同じ時間と日に働くことも、雇用主のニーズに基づいてスケジュールを変更することもできます。

効率的な従業員の勤務スケジュールにより、企業はスタッフの時間を合理化し、さまざまなシフトの作業負荷を管理およびバランスを取り、業種間でチームのコミュニケーションを明確に保つことができます。要するに、効果的なスケジュールが整っていれば、ビジネスはスムーズに運営されるはずです。

効果的な従業員シフトスケジュールテンプレートを作成するのは難しい場合があります。ホスピタリティ、小売、ヘルスケア、ITなどのビジネスは、1時間ごとにスケジュールされた従業員で運営されています。つまり、マネージャーはすべての人に役立つスケジュールを考案する必要があり、これは時間のかかるプロセスになる可能性があります。効率的な管理は、スケジュールの作成に費やす時間を削減しながら、労働法に準拠した効果的でシームレスなスケジューリングを実現します。


Restaurantslifeは、従業員と雇用者が生産性と仕事の満足度の適切なバランスをとるのに役立ついくつかの記事を特集しています。この記事では、スケジューリングソフトウェアがタスク管理の自動化と合理化にどのように役立つかを説明します。過去のスケジュールを考慮し、利用可能なリソースを特定し、需要を認識し、それに応じてスケジュールすることにより、従業員のスケジューリングソフトウェアは、生産性の向上と仕事の満足度の向上につながります。

効率的な従業員スケジューリングはビジネスにどのように役立ちますか？

利益はすべてのビジネスの究極の目標です。しかし、スケジュールが不十分だと、企業の財務パフォーマンスに悪影響を及ぼす可能性があります。昨年の調査で、Quinyx（労働力管理ツールのプロバイダー）は、「不十分なスケジューリングのコスト：300人の運用幹部からの教訓」という調査を実施しました。この調査では、300人のグローバルオペレーションエグゼクティブが調査を行い、オフィスデスクでは働かない、時間のかかる労働力を管理する際に優先事項と直面する課題についての洞察を共有しました。

この調査により、パンデミックの最中に最も影響を受けた企業は、スケジューリングソフトウェアのない企業であることが明らかになりました。AI主導の労働力管理を行わなかった企業は、収益の15％を失い、給与コストだけで25％多く費やしました。それに加えて、ほとんどの手動スケジュールでは、週に3〜8件の労働法違反が行われ、巨額の罰金が科せられました。

従業員のスケジュールが悪いと、業務の混乱、生産性の低下、不必要な職場ストレス、欠勤の増加につながることがよくあります。これにより、従業員は、予定されているときでも現れない同僚のために、急な通知で記入する必要があります。これがスタッフの対立の主な理由であり、従業員の離職率を高めます。従業員のスケジュールが悪いために会社が損失を被るかどうかを判断する決定的な方法はありませんが、それは確かにビジネスに影響します。

しかし、実証されているのは、効率的なスケジューリングがビジネスに与えるプラスの影響です。Restaurantslifeはいくつかの方法を検討しています。

1. 仕事の効率を高める：従業員の時間管理と作業負荷の分割に関しては、効果的なスケジューリングが必須であると誰も主張できません。仕事が均等かつ思慮深く従業員に分配されると、彼らは一生懸命働く意欲が高まり、仕事上の関係も改善されます。これらの欠如は、従業員の過労につながり、従業員の燃え尽き症候群、ミス、および標準以下の業績につながる可能性があります。対照的に、効率的なスケジュールは全体的な効率を向上させ、生産的な環境を作り出します。


2. 従業員がシフトを逃さないようにする：スケジューリングは、シフトを逃さないようにすることで、企業が従業員とオーナーを整理するのに役立ちます。ほとんどの従業員スケジューリングアプリは、クラウドベースの統合構造を使用して、すべての人がアクセスできるスケジュールを維持することにより、企業や個人が割り当てられたシフトに従うことを可能にし、関連するチームが簡単に更新できるようにします。世界中のどこからでも簡単に管理できます。レストラン、小売、ホスピタリティ業界のパートタイマーは、毎日異なる労働時間を持っているか、特定の曜日にのみ働くため、これらの機能は非常に便利です。


3. 従業員のエンゲージメントを高める：過剰または人員不足、または不適切に管理されたスケジュールに関連する問題は、従業員のエンゲージメントに悪影響を及ぼします。これにより、従業員の離職率が高くなる可能性があります。従業員のエンゲージメントが急落し、運営コストが上昇すると、ブランドイメージに悪影響が及ぶ可能性があります。スケジュールの間違いは、特に中小企業にとって、費用がかかり、時間がかかり、心配な結果をもたらす可能性があります。適切なアプリを使用した正確で注意深いスケジューリングにより、従業員の満足度が常に高くなり、運用コストが低くなり、ビジネスの評判を維持できます。


4. 柔軟な作業環境の育成：スケジューリングソフトウェアは労働者の名簿を自動化し、勤務スケジュールが利用可能な時間枠に一致する人にのみ作業を割り当てます。従業員がシフトを選択できるようにすることで、マネージャーのストレスを軽減すると同時に、ワークライフバランスが向上するため、双方に利益をもたらします。柔軟な労働時間は常に従業員に利益をもたらし、前向きで生産的な職場環境を作り出します。


5. 利益の増加：雑費の削減に加えて、効率的な従業員スケジューリングソフトウェアにより、マネージャーはビジネスの他の部分に集中しながらタスクを委任できます。スケジューリングソリューションは需要の高い状況を可能にする より効果的に処理され、混乱が軽減されます。ほとんどの新しいテクノロジーには、事前にニーズを予測し、効果的なスケジュールを作成し、確実な計画を立てることができる分析機能が組み込まれています。労働者を刺激し、ストレスのない状態に保つことは、雇用者だけでなく従業員にとってもメリットです。このようにして、最適な労働条件を作り出すことができ、利益を増やすことができます。


6. 労働法の遵守を支援：米国の多くの規制により、職場の公平性が保証されています。たとえば、雇用主は、従業員が毎日働くことができる時間数に関する厳格なガイドラインを遵守する必要があります。これらの法律の一部として、雇用主はスケジュールを変更する前に従業員に事前に通知する必要もあります。さらに、残業が規制され、支払われることが保証されます。シフトスケジューリングアプリで雇用主が政府の規制を簡単に遵守できることは、歓迎すべき利点です。

従業員のスケジューリングを改善するためのヒント：最高のスケジューリングソフトウェアを使用する

スケジューリングシステムは、リソースをより効率的に管理するのに役立つため、どのビジネスにとっても重要です。最高の従業員スケジューリングソフトウェアには、システムに自動化が組み込まれているため、管理者は1か月または1週間の信頼できるスケジュールを簡単に生成できます。その結果、従業員の時間厳守性が高まります。

ビジネス用に選択したソフトウェアは、職場の機能を大幅に向上させることができます。カスタマイズ可能な機能により、Excelスプレッドシートなどの手動アプリケーションよりもソフトウェアを選択することで、時間とコストを節約できます。

従業員のスケジューリングソフトウェアソリューションを使用すると、雇用主は従業員のニーズと好みに配慮すると同時に、仕事に悪影響を及ぼさない信頼できるスケジュールを作成できます。ほとんどのソリューションには組み込みのテンプレートがあり、スケジュールの競合を回避するのに役立ちます。優れたスケジューリングソフトウェアは、複数の場所、チーム、プロジェクトのスケジュールも作成します。

従業員のスケジュールを改善するためのヒント-リソースの特定

従業員のスケジュールを作成するとき、特にスケジュールを現実的にしたい場合、計画は非常に重要です。まず、チームが担当する作業の範囲を把握し、プロジェクトで利用可能なすべてのリソースの全体像を把握します。たとえば、特定のプロジェクトに取り組んでいる人数を計算し、プロジェクトが始まるときに休暇や予定されている休暇時間を考慮し、それに応じて作業をスケジュールします。

プロジェクトを成功裏に完了させるには、追加のリソースを搭乗させると役立ちます。請負業者やコンサルタントのために確保できる金額を検討し、予算が制限内にあることを確認できます。コストの最適化に役立つと同時に、期限を逃さないようにします。

従業員のスケジュールを改善するためのヒント-事前にスケジュールを作成する

土壇場で作成された勤務スケジュールは、過去の職場では許容されていた可能性があります。しかし、今日の非常に競争の激しい環境では、予定外の仕事は従業員にストレスを与え、生産性を損なう可能性があります。

雇用主は、私たちが今ギグエコノミーに住んでいることを考慮しなければなりません。ギグエコノミーは、パンデミックの間に大幅な上昇を遂げた現象です。多くの熟練した専門家は、フルタイムの仕事のプレッシャーに対処するのではなく、一人で行くことを選択しました。なぜなら、誰もが健康的なワークライフバランスを保ち、燃え尽き症候群を避けたいからです。しかし、このシフトの主な理由の1つは、働く専門家が仕事のタイミングをより細かく制御したいという理由でもあります。

事前にスケジュールを作成しておくと、従業員の負担が軽減されます。さらに、予測不可能性を減らし、より良くバランスの取れた作業環境を作り出します。ただし、従業員は、土壇場での変更は避けられないことも理解する必要があります。

従業員のスケジュールを改善するためのヒント-従業員のニーズに対応する

効率的な従業員のスケジュールは、常に全員のニーズに焦点を当てます。従業員の優先順位を理解することは、会社にとって長期的にはうまくいくかもしれません。従業員のニーズを理解する最良の方法は、オンボーディングする前に優先順位とコミットメントを理解することです。たとえば、誰かがまだ勉強していて、午後のシフトを好むかもしれません。または、夕方のワークアウトセッションが好きで、一日の早い時間に仕事の約束を終えることを好む人がいるかもしれません。従業員の選択に対応することは、従業員を獲得し、あなたのビジネスにより良くコミットするように促す確実な方法です。

従業員のスケジューリングを改善するためのヒント-従業員がシフトを取引できるようにする

ほとんどの企業は、混乱を招く可能性があるため、シフトを取引するよう従業員に奨励していません。しかし、ほとんどのスケジューリングソフトウェアはシフトトレードボードを提供し、直前の混乱を防ぐシフトを取引するためのよりシンプルで組織的なアプローチを可能にします。

結局のところ、あなたのスタッフに反対するのではなく、一緒に仕事をしたほうがいいんじゃないですか！オンライン取引委員会により、雇用主はスタッフがシフトを取引できるようにすることが容易になります。その結果、直前のシフト変更から生じるほとんどの問題が解消され、従業員が自分の声が聞こえていると感じて仲間意識が構築され、これが忠誠心を育みます。オンラインシフトトレードボードは、パートタイムまたはショートシフト労働者のいる企業にも適しています。

従業員のスケジュールを改善するためのヒント-欠勤管理計画を立てる

マネージャーとしてできる最も重要なことの1つは、従業員が休暇を事前に計画できるようにする一連のガイドラインを持つことです。また、特にチーム全体や業務の重要な側面を監督する人物である場合、企業にとって常にコストがかかる土壇場での欠勤を最小限に抑えます。

しかし、従業員が予定外の休暇を取る可能性がある緊急事態があり、不在の従業員のために記入するのに適した人を見つけることが常にすぐに可能であるとは限りません。したがって、計画された休暇と予定外の休暇の両方のタイプの休暇に備えて、バックアップ計画を準備することが重要です。バックアップ計画があることを知っているということは、そのような重要な時期に何かが起きたときに、物事を落ち着いて処理し、心配することなくプロジェクトの目標に向かって作業を続ける準備ができているということです。

従業員のスケジュールを改善するためのヒント-カレンダーにフィードバックを求める

スケジュールの作成は決して簡単ではありません。従業員にとって最適なものが揃っているように感じるかもしれませんが、彼らは少し異なるアプローチを取るかもしれません。そしてそれは大丈夫です。効果的なスケジュールを作成することになると、より多くのフィードバックが得られるほど、より良い結果が得られます。しかし、常に改善の余地があります。

チーム用にスケジュールを作成する前に、スケジュールを改善できるものについて従業員に提案を求めることをお勧めします。これにより、従業員は自分の意見を聞き、やる気を感じさせ、自分のスケジュールを設定する上で果たすべき役割があることを安心させることができます。最終的には、優先順位を最終スケジュールに組み込むことは、彼らが評価され、含まれていると感じさせるため、非常に重要です。

上位3名の従業員スケジューリングソフトウェア

Zip Schedules- Zip Schedule を使用すると、従業員のスケジューリングのプロセスを合理化できます。そのモバイルアプリを使用すると、従業員の希望するシフトを含むスケジュールを作成し、それをすべての人と共有できます。その内部メッセージングシステムにより、人事マネージャーは、休暇申請を管理し、空き状況を確認し、追加のサポートなしで新しいシフトを予約しながら、スタッフにリアルタイムでメッセージを送信できます。

このアプリでは、ユーザーは自分に合ったスケジュールテンプレートを作成することもできます。これらの作業スケジュールテンプレートを使用すると、毎回手動で入力しなくても、詳細を簡単に追加、変更、または削除できます。このツールは、スタッフのリクエストの確認、承認、シフトのトレードオフの監視など、一般的なタスクの時間を節約したい企業に適しています。また、組み込みの労働追跡および予測機能により、企業は人件費を削減しやすくなります。

Zip Schedulesは従業員の時間時計ソフトウェアと簡単に統合できます従業員数が 20 人以下の小規模企業の場合、Zip Schedules は場所ごとに月額 19 USD で購入できます。中間層のスラブは月額39ドルで、最大50人の労働者を収容できます。50人以上の従業員を抱える企業は、費用対効果が高く、あらゆるニーズに対応できるカスタムソリューションを選択できます。Zip Schedulesは、食品業界のあらゆるタイプのビジネスに統合されたソリューションを提供するオンラインアプリストアであるHubworksから購入できます。

私が働くとき-自動スケジュールは、私が働くときの不可欠な機能です。従業員は、モバイルアプリケーションを介して休暇のリクエストとトレードシフトをスケジュールできます。マネージャーは、時間厳守を確保するために、出勤を特定の場所に制限したり、時間をシフトしたりすることもできます。この従業員管理ソリューションにより、マネージャーは休暇申請をタイムレコーダーと統合し、人件費を削減できます。

さらに、自動スケジューリングプロセスにより、ワンクリックでシフトを行うことができ、スケジュールが公開されると複数の従業員に同時に通知されます。また、タイムシートをインポートして、給与計算を迅速に処理することもできます。I Work の Essentials バージョンが 1 ユーザーあたり 1 か月あたり 4 USD、Advanced バージョンはユーザー 1 人あたり 6 USD、完全バージョンはユーザー 1 人あたり 8 USD です。

Homebase- Homebaseは、中小企業にとって理想的なソリューションです。簡単な「ドラッグアンドドロップ」インターフェース、生産性プラットフォーム、およびあらゆるデバイスとのGPS統合が組み込まれています。Homebaseのソフトウェアは、複数のPOSおよび会計ソリューションとシームレスに統合されるため、企業はプロセスを迅速かつ効果的に容易に合理化できます。このスケジューリングソフトウェアは完全にクラウドベースです。従業員は、毎日の時間、休憩、残業、チェックリストを追跡するだけでなく、安全なオンライン環境内で重要なタスク、プロジェクト、クライアントとの関係を管理することもできます。その強力な時間追跡機能により、従業員は時間に対して100％責任を持つことができます。スケジュールと出勤管理を含む基本的な無料プランがあります。追加機能を備えた有料の必須パッケージは、場所ごとに月額16ドルから始まり、場所ごとに月額最大80ドルです。