Como mejorar la contabilidad de su restaurante con un sistema POS

Que es la contabilidad de restaurantes?

La contabilidad es una actividad vital que monitorea el bienestar financiero de las organizaciones. Para los restaurantes, analiza las transacciones financieras, incluida la gestion de los ingresos, los gastos, las cuentas por cobrar (importe adeudado a la empresa), las cuentas por pagar (importe adeudado por la empresa) y los activos fijos, como aires acondicionados, refrigeradores, equipos de cocina, arquitectura de punto de venta, restaurantes bienes raices, etc. El software de contabilidad ofrece informes y analisis de datos automatizados.

Un libro mayor consiste en una contabilidad completa de los activos, los costos, los pasivos (prestamos, facturas de proveedores impagadas, arrendamientos de equipos y propiedades) y los ingresos de la organizacion. Proporciona a los propietarios de restaurantes datos sustanciales, lo que ayuda a crear estados financieros, como balances, estados de ingresos, estados de flujo de efectivo y estados de capital.

Al contabilizar los restaurantes, se deben tener en cuenta ciertas metricas. Estos incluyen el costo de los alimentos; las ventas de alimentos; los costos de inventario; los gastos de mano de obra; el costo de los bienes vendidos (COGS); los costos asociados con los programas de fidelizacion, los descuentos, las recompensas y las campanas de promocion; el costo principal (una suma de los costos laborales y COGS); los gastos en impuestos, facturas de servicios publicos, reparaciones, mantenimiento y nuevo software y hardware.

La contabilidad de restaurantes es una actividad administrativa que toma prestado e influye en todas las demas facetas de la gestion de restaurantes, incluida la gestion de la cadena de suministro, la gestion del inventario, la gestion de la fuerza laboral, la gestion de las relaciones con los clientes, la gestion de tareas y el tiempo, la gestion de la seguridad alimentaria, el punto Sistema POS e inteligencia empresarial.

Terminos contables que debe conocer

Comprender los terminos contables especializados es crucial para dar sentido a la contabilidad de los restaurantes. Algunos de estos terminos contables son los siguientes-

1. Costo de los bienes vendidos (COGS)- se refiere al gasto directo de producir los productos vendidos por una organizacion. Se calcula sumando el valor del inventario inicial con el del inventario comprado, seguido de una deduccion del valor del inventario final. Para un restaurante, incluiria el costo de los ingredientes utilizados para preparar un plato y el costo de la mano de obra que se habia empleado para prepararlo. Sin embargo, excluye los costos incurridos para distribuir el producto fuera del restaurante.

2. Costo de mano de obra en restaurantes- esto incluye los salarios pagados a los empleados del restaurante, como meseros, camareros, chefs, anfitriones y otros, y tambien los pagos realizados al personal temporal. Los beneficios de los empleados, los impuestos sobre la nomina y el pago de horas extras (por trabajos realizados durante mas de 40 horas por semana laboral) tambien forman parte de los gastos en los que incurre un restaurante en recursos humanos.

3. Coste preferencial- se refiere a la suma de los COGS y los costos de mano de obra. Basicamente incluye los gastos de nomina, alimentos y bebidas, impuestos y beneficios para los empleados.

4. Costo de los alimentos- el costo de los alimentos comprados por un restaurante por cada dolar de las ventas indica el costo de los alimentos. Junto con el costo laboral, este es uno de los gastos mas importantes en los que incurren los restaurantes y suele oscilar entre el 28 y el 35% de los ingresos.

5. Porcentaje del costo de los alimentos- mide la proporcion del dinero que se destina a comprar alimentos y bebidas para tu restaurante. Este valor se obtiene dividiendo el COGS total entre los ingresos totales de un periodo especifico y, a continuacion, multiplicandolo por 100.

6. Plan de cuentas- Esta es una lista exhaustiva que las empresas utilizan para su contabilidad interna. Describe cada cuenta, identifica los tipos de cuentas involucradas y proporciona un resumen de los saldos de las cuentas. Un plan de cuentas permite a los propietarios de negocios recopilar informacion sobre el estado de cada cuenta.

7. Gastos de ocupacion- esto incluye los costos fijos, como los impuestos y el seguro de la propiedad, el alquiler y los servicios publicos.

8. Gastos operativos- se refiere al costo de operar un restaurante, ademas de los gastos de ocupacion, los COGS y los costos de mano de obra. Incluyen los gastos en los que incurre a diario, por ejemplo, en la compra de cubiertos, servilletas, cubiertos, marketing, etc.

9. Gastos fijos y variables- Los costes fijos son aquellos que no cambian con el numero de ventas. Incluyen los costos de mano de obra, los costos de ocupacion y los gastos operativos. Los gastos variables, por otro lado, cambian con la cantidad de ventas y el tipo de trabajo requerido. Algunos ejemplos de costos variables son los costos de mantenimiento de los activos, los impuestos y las comisiones.

Metodos de contabilidad de restaurantes- efectivo

Un metodo de contabilidad basado en efectivo monitorea las ganancias a medida que ingresan en la cuenta. Los costos, por otro lado, se consideran cuando se realizan los pagos.

Una solucion de software de contabilidad para restaurantes que se alinea con el metodo de contabilidad basada en efectivo permite generar y exportar las facturas de los clientes en forma de PDF u otros tipos de archivos.

El enfoque de contabilidad basada en efectivo ayuda a las organizaciones a controlar los pagos al tiempo que definen los precios, las partidas y las tasas impositivas.

Este enfoque facilita el seguimiento de los pagos de los proveedores, la generacion e impresion de formularios de impuestos, facilita los pagos realizados a abogados y a contratistas independientes y tambien facilita los pagos a cuenta de regalias y alquileres. Tambien se admiten algunos informes basicos, incluidos los historiales de pagos y los resumenes de impuestos.

Metodos de contabilidad de restaurantes- devengado

La contabilidad de valores devengados es el metodo mas completo para supervisar las finanzas de una empresa. Registra los gastos y las ganancias en el momento de la transaccion, independientemente de si los pagos se realizan realmente o si el dinero entra o sale de la cuenta. De hecho, las acumulaciones se registran en los balances incluso antes de recibir o pagar dinero. Basicamente, las transacciones tienen lugar cuando los productos cambian de manos, por ejemplo, la comida de un restaurante a la del cliente o los suministros de un vendedor al restaurante.

Las cuentas por pagar, a este respecto, se refieren al gasto previsto, mientras que las cuentas por cobrar apuntan a las ganancias esperadas. La
contabilidad de valores devengados supera el enfoque basado en el efectivo debido a su capacidad de proporcionar una idea mas completa de las fuentes de ingresos y la naturaleza de los gastos. Por lo tanto, las organizaciones que ven entrar una cantidad sustancial de ingresos harian bien en adoptar el metodo contable de acumulacion. De hecho, las organizaciones que recaudan mas de 1 millon de dolares en terminos de ingresos deberian utilizar idealmente el metodo de acumulacion.

Sin embargo, a pesar de las ventajas que ofrece la contabilidad de valores devengados, a algunas organizaciones les resulta complicada y, en cambio, buscan refugio en el metodo basado en el efectivo que se limita a monitorear el retiro y la entrada de efectivo.

El uso de software de contabilidad ayuda a resolver el problema de la complejidad al automatizar y agilizar el proceso.

Como estar al tanto de tus cuentas

Una empresa puede controlar sus cuentas mediante la implementacion de sistemas de contabilidad inteligentes que permitan el manejo eficiente de los procesos de facturacion; la supervision de las cuentas por pagar y por cobrar; y el procesamiento, la impresion y el envio de facturas por correo.

Con los sistemas de contabilidad, tambien puede mantener una lista de datos basicos sobre sus clientes y proveedores, como numeros de cuenta, nombres y direcciones. Algunas soluciones de contabilidad tambien pueden recordar los detalles de los precios de los productos. La

facturacion automatica y los recordatorios atrasados garantizan que reciba los pagos puntuales incluso cuando se haya olvidado de enviar las facturas manualmente. Algunas plataformas de contabilidad admiten facturas electronicas y permiten a los clientes pagar con solo hacer clic en un boton, lo que acelera y simplifica las transacciones. Esto evita a los vendedores la molestia de procesar sus cheques y depositar dinero en los bancos. Estos pagos son rapidos y seguros. Los sistemas de contabilidad tambien pueden gestionar eficazmente los pagos con tarjeta de credito y debito. Los

sistemas de contabilidad pueden generar ordenes de compra y automatizar los pagos. Las proyecciones de efectivo se pueden automatizar, lo que permite a las organizaciones tomar decisiones oportunas en relacion con el efectivo, como decisiones sobre inversiones y prestamos.

Puede recurrir a su sistema de contabilidad para obtener asesoramiento sobre formas de reducir los impuestos y mejorar el cumplimiento tributario. Un sistema de contabilidad puede automatizar el calculo y la presentacion de impuestos.

Ademas, puede administrar de manera efectiva multiples programas de pago y varios tipos de compensacion y beneficios con la ayuda de los sistemas de contabilidad. Ademas, las transacciones registradas se pueden conciliar facilmente con los estados de cuenta bancarios.

Los informes de datos solidos en forma de imagenes y analisis de datos atractivos proporcionan una imagen clara de la situacion financiera de la organizacion y ayudan a hacer previsiones de ventas solidas. La planificacion realizada de esta manera ayuda a las empresas a minimizar los costos y maximizar las ventas

Los sistemas de contabilidad le permiten producir informes de rutina, como balances (activos y pasivos), estados de resultados (perdidas y ganancias), cuentas por pagar y por cobrar, estados sobre el flujo de caja y un resumen de la nomina. Los informes tambien se pueden personalizar. La

lectura regular y minuciosa de un sitio web de noticias gastronomicas de calidad como Restaurantslife tambien puede ayudar a la contabilidad de restaurantes Restaurantslife presenta noticias y articulos sobre todo lo relacionado con la industria de la restauracion. Restaurantslife presenta informacion que puede utilizarse como informacion valiosa para informar su practica contable.

Para que la contabilidad sea realmente efectiva y altamente precisa, tambien se puede subcontratar el ejercicio a profesionales o firmas que brindan servicios de contabilidad de restaurantes. Estos proveedores de servicios de contabilidad cuentan con conocimientos tecnicos especializados de los que pueden carecer los restauradores.

Que es el software de contabilidad de restaurantes y como funciona?

El software de contabilidad de restaurantes es un programa de computadora que ayuda a llevar la contabilidad de los restaurantes, a informar y a registrar las transacciones financieras del restaurante. Con el software de contabilidad a su lado, un restaurante puede hacer que la presentacion y el analisis de datos sean rapidos, simples y precisos. Representa un gran progreso con respecto a los metodos de contabilidad manuales y rudimentarios que requieren mucho tiempo, son extremadamente tediosos y propensos a cometer errores.

El software de contabilidad funciona automatizando varios pasos de la supervision financiera. La mayor ventaja de la automatizacion, ademas de la comodidad que ofrece, es que una operacion empresarial ya no tiene que depender de las iniciativas humanas. Por ejemplo, aunque sus empleados no preparen un informe de ventas semanal, no debe preocuparse demasiado, ya que puede estar seguro de que la tecnologia inteligente lo habra hecho por usted.

El software de contabilidad permite generar facturas, ordenes de compra, informes de ventas, datos de nomina y previsiones de ventas y demanda de forma mas rapida y precisa que los metodos manuales.

Con la ayuda de soluciones de contabilidad, los ingresos y gastos de los restaurantes se pueden calcular y registrar de manera eficiente y conveniente. El seguimiento de costos esta automatizado, por lo que las empresas obtienen una vision rapida y completa de varios gastos, como el costo de la comida, el costo de la mano de obra del restaurante, los impuestos y los gastos de reparacion y mantenimiento. Esto permite a los restaurantes asegurarse de que el efectivo siga fluyendo.

Una solucion de contabilidad para restaurantes interactua y se integra con varias partes de la gestion de restaurantes, como la gestion de empleados, la gestion del inventario, la gestion de las relaciones con los clientes, la gestion de las tareas y el tiempo, la gestion de la cadena de suministro, la inteligencia empresarial y, por supuesto, el Esta interoperabilidad conduce a un intercambio de informacion, lo que crea la base para la presentacion y el analisis de datos nitidos. Las funciones de visualizacion de datos del software de contabilidad garantizan que la informacion se presente de forma perfectamente comprensible, lo que facilita la generacion de informacion procesable. Los

informes y la interpretacion de los datos respaldados por el software de contabilidad facilitan la prevision de ventas y la elaboracion de Las soluciones de contabilidad tambien ayudan con la gestion de activos. Ademas, las funciones de auditoria de los sistemas contables permiten a los restaurantes eliminar las barreras al crecimiento de las ventas y hacer frente a los aumentos de costos.

Con la ayuda del software, tambien se pueden automatizar el calculo y la presentacion de impuestos. Las soluciones de contabilidad tambien actuan como una base de datos para formularios tributarios comunes. Facilitan una gestion solida del efectivo al conciliar las transacciones en efectivo de la empresa con sus estados de cuenta bancarios.

Una solucion de contabilidad de calidad tambien es compatible con un plan de cuentas simple para restaurantes que permite a las empresas de servicios de alimentos obtener una vision general de sus activos, pasivos, ingresos y COGS y, por lo tanto, mejores decisiones. Tambien esta basado en la nube, lo que significa que se puede acceder a los datos desde cualquier lugar, en cualquier momento y con cualquier dispositivo movil.

Como puede un sistema POS ayudar con la contabilidad?

El POS de un restaurante proporciona informacion crucial sobre la base de la cual se puede monitorear la posicion financiera de la empresa. Un poderoso sistema POS le permite recopilar, organizar y monitorear datos sin problemas. En este sentido, es mas que una simple caja registradora de un restaurante.

Los mejores sistemas de punto de venta estan basados en la nube, lo que permite a los usuarios acceder a los datos en tiempo real, y esto permite obtener informacion sobre metricas cruciales como los ingresos de los restaurantes, la relacion entre ventas y mano de obra, los gastos operativos, los porcentajes de costos de los alimentos, etc., en cualquier momento, desde cualquier lugar y con unos pocos clics en un dispositivo movil dispositivo. Esto apoya la toma de decisiones oportuna.

Las tendencias de ventas descubiertas a traves de la interpretacion de los informes de POS ayudan a identificar los articulos del menu mas vendidos y tambien aquellos que solo reciben una respuesta tibia de los clientes. Muestran que parte del inventario se ha utilizado o vendido, que se debe pedir y en que cantidad.

Los datos de punto de venta tambien ayudan a los restaurantes a identificar las variaciones en el uso Revelan si el restaurante ha estado comprando mas de lo necesario, lo que ha provocado un desperdicio de alimentos y un aumento de los costos, o si no ha realizado los pedidos a tiempo, lo que ha provocado el agotamiento de las existencias.

Por lo tanto, los informes de POS influyen en la cadena de suministro y la gestion del inventario. Tambien permite a los restaurantes ajustar los niveles de existencias registrados y reales para tener en cuenta los cambios en el recuento de existencias como resultado del despilfarro, el deterioro, la perdida de valor, el robo, la entrega de muestras gratuitas y los errores de recuento.

Ademas, los datos historicos proporcionados por los sistemas POS permiten que las soluciones de contabilidad determinen el estado actual de la empresa y las formas de aumentar las ganancias.

Los datos de ventas en puntos de venta tambien permiten a los restaurantes optimizar el numero de empleados y programar un numero adecuado de empleados para cubrir los periodos de mucho trafico, y reducir el numero de empleados durante los periodos de escasez.

Los 3 mejores sistemas POS para empresas de restaurantes

1. Plum POS-
este sistema de punto de venta todo en uno basado en la nube le permite gestionar varios aspectos de la gestion de restaurantes, incluida la gestion del inventario, la gestion de los empleados, el seguimiento de los clientes, el monitoreo del rendimiento de las ventas y la generacion de informes El sistema POS se puede vincular con varias otras aplicaciones empresariales. Los informes sobre los niveles de inventario, las cifras de ventas y las estadisticas de ingresos de los restaurantes, por ejemplo, ayudan en la contabilidad. El hardware POS puede soportar tensiones y tensiones en cocinas ocupadas. Es facil de usar y una herramienta muy util tanto para una pequena empresa como para una gran cadena de restaurantes.

2. TouchBistro-
esta plataforma de punto de venta basada en la nube, disenada especialmente para restaurantes, solo requiere un iPad para funcionar. Es rico en funciones, lo que permite a los restaurantes agilizar la gestion de mesas, la gestion de menus, la gestion del inventario, el procesamiento integrado de pagos y los inicios de sesion ilimitados para los empleados y la gerencia del restaurante. Los informes y analisis de datos respaldados por TouchBistro se pueden utilizar para la contabilidad financiera. TouchBistro tambien ofrece complementos como sistemas de visualizacion de cocina, quioscos de autoservicio, tableros de menu digitales y pantallas orientadas al cliente que fortalecen las operaciones comerciales y aumentan las posibilidades de obtener ganancias.

Lightspeed-
se trata de una plataforma basada en la nube con el punto de venta para restaurantes Lightspeed que admite informes solidos, herramientas para la gestion de clientes, pedidos junto a la mesa e integraciones. Ademas, no limita el numero de usuarios. Su solida funcion de informes hace que este sistema POS sea ideal para la contabilidad financiera. Hay complementos como la integracion de contabilidad, la integracion de entregas, el programa de fidelizacion, el quiosco de autoservicio y una aplicacion de fidelizacion. El punto de venta minorista de Lightspeed funciona de manera efectiva en iPads, pero tambien puede funcionar bien en un navegador en cualquier terminal de computadora. Los iPads Lightspeed se pueden utilizar como terminales POS fijos o cajas registradoras moviles.