Que es el plan de cuentas de un restaurante?
El plan de cuentas de un restaurante es una herramienta que le permite rastrear y administrar sus transacciones financieras de forma organizada. Este sistema se puede usar tanto para pequenas como grandes empresas, y puede ayudarlo a llevar un registro de sus gastos, ingresos y otra informacion financiera importante.
Que es un plan de cuentas de restaurantes y como configurarlo
Que es un plan de cuentas de restaurantes?
El dinero es el elemento mas importante que mantiene una empresa en funcionamiento y, por lo tanto, es imperativo que las empresas supervisen constantemente su salud financiera. Para la industria de los restaurantes, donde los margenes de beneficio suelen ser reducidos, el menor aumento de costos puede provocar un impacto muy adverso en las ganancias netas.
Es logico que los restaurantes tengan sistemas y procesos de contabilidad eficientes para poder rastrear de cerca el dinero que entra y sale de sus operaciones.
La contabilidad de los restaurantes se facilita en gran medida a traves de un plan de cuentas. Basicamente, se trata de una lista exhaustiva que identifica los tipos de cuentas, detalla cada cuenta, compila los saldos de las cuentas y clasifica las transacciones financieras en compartimentos claros, como ingresos, activos, capital, pasivos, costo de los bienes vendidos (COGS), gastos, etc.
Por lo tanto, un plan de cuentas de un restaurante organiza y detalla diversos datos para que se pueda obtener informacion sobre el estado de cada cuenta. Es similar a un indice de cada cuenta del libro mayor de la empresa, organizado durante un periodo de tiempo. Un plan de cuentas generalmente se divide en subcategorias, como los gastos e ingresos registrados por elemento del menu y/o ubicacion del restaurante.
Que contiene un plan de cuentas?
El plan de cuentas de un restaurante contiene al menos siete categorias, a cada una se le asigna un numero de cuatro digitos. Las categorias son-
1. Activos (miles)- esta es una lista de cuentas de activos, dividida en activos corrientes y activos fijos. Los activos corrientes se refieren a los activos liquidos que ya estan en forma de efectivo o que pueden convertirse en efectivo en el plazo de un ano. Comprenden las cuentas por cobrar, el inventario de bares, el inventario de alimentos, las cuentas de ahorro, las inversiones a corto plazo, etc. Por el contrario, los activos fijos se compran a largo plazo y no se espera que se conviertan en efectivo en el corto plazo. El edificio, el terreno y el equipo son ejemplos de activos fijos.
2. Pasivos (decada de 2000)- esta categoria se refiere a la cantidad que debe una organizacion. Incluye las cuentas por pagar o el dinero adeudado a los proveedores, los impuestos a pagar, etc. Las cuentas por pagar se registran como un pasivo corriente en el balance y son importantes para la gestion del flujo de caja.
3. Capital (3000)- mide la cantidad que queda despues de deducir los pasivos de los activos. Basicamente, mide el valor de la empresa para los propietarios. Una compania de responsabilidad limitada (LLC) de un solo miembro o una empresa unipersonal deben tener una cuenta de capital y una cuenta de retiro del propietario. Mientras que el primero hace un seguimiento de todas las inversiones desde el inicio de la empresa (mas/menos las ganancias/perdidas anuales netas), el segundo controla el dinero retirado para fines personales. La categoria de capital incluye las cuentas relacionadas con las ganancias retenidas, la contribucion de capital, el capital social, las tarifas de alquiler y la distribucion de los accionistas.
4. Ingresos (4000)- esta categoria mide los ingresos generados por las operaciones diarias. Los ingresos de un restaurante, por ejemplo, provienen principalmente de las ventas de alimentos y bebidas, divididas por tipo, como las ventas de mariscos, las ventas a la carta, las ventas de bufes, las ventas de cerveza, las ventas de vinos, etc.
5. Costo de los bienes vendidos (5000)- se refiere al costo directo de producir los articulos vendidos por una empresa. Se puede calcular sumando los valores del inventario inicial y comprado y restando el valor del inventario final. En el caso de un restaurante, hace referencia al costo de los ingredientes y la mano de obra.
6. Gastos (6000)- esta cuenta incluye los gastos generales o los costos continuos necesarios para administrar una empresa, y los gastos operativos directos que se destinan directamente a la produccion. Los gastos generales incluyen los relacionados con el alquiler, el agua, la electricidad y otros servicios publicos, el seguro, los impuestos a la propiedad, los derechos de licencia, etc. Los gastos operativos incluyen los gastos incurridos en salarios, maquinaria y materias primas. A diferencia de los costos operativos, los gastos generales no desaparecen si la empresa detiene la produccion.
7. Otros gastos e ingresos (7000 y 8000)- ejemplos de estos son los gastos de alquiler/temporales, los intereses generados por las inversiones, etc.
Saber cómo configurar un plan de cuentas de un restaurante es vital para tener unas finanzas sólidas y un buen plan de negocios.
Muchos restauradores no saben cómo establecer un plan de cuentas, lo que puede provocar problemas financieros.
Por que un plan de cuentas es fundamental para la contabilidad?
Un plan de cuentas es una herramienta muy util para la contabilidad de restaurantes. Hace un seguimiento del dinero que entra y ofrece una idea clara a los propietarios de negocios con respecto a la fuente de ingresos. De este modo, un plan de cuentas facilita la toma de decisiones. El conocimiento detallado de las finanzas de la empresa, obtenido de un plan de cuentas, resulta util cuando la empresa necesita urgentemente efectivo, y los propietarios de negocios pueden decidir que activos pueden convertir en efectivo.
Ademas, el conocimiento detallado de las deudas que proporciona un plan de cuentas permite a las organizaciones disenar estrategias para sus calendarios de pago, cumplir con los presupuestos y maximizar el flujo de caja.
Los restaurantes tambien pueden hacerse una idea clara de sus gastos, sobre la base de los cuales se pueden hacer ajustes en funcion de las situaciones cambiantes. En consecuencia, los fondos asignados a la compra y el mantenimiento de existencias y al empleo de trabajadores pueden aumentarse o disminuirse en funcion de la demanda actual o proyectada. Las empresas tambien pueden identificar las areas que ofrecen buenos rendimientos y requieren mayores inversiones, al tiempo que se pueden determinar formas de evitar gastos innecesarios.
Por lo tanto, una vision detallada de los gastos y las ventas permite a los restaurantes identificar los elementos del menu que son rentables y los que reciben una respuesta tibia de los clientes. Luego, el restaurante puede disenar estrategias sobre los elementos del menu priorizar y en los que gastar mas. La contabilidad de los restaurantes a traves de un plan de cuentas tambien permite a las empresas alimentarias evitar comprar demasiado o muy poco, lo que resulta en desperdicio de alimentos y agotamiento de existencias.
Del mismo modo, en el caso de un restaurante que opera en varias ubicaciones, un plan de cuentas especifico de una unidad muestra que tan bien o mal funciona la unidad. Estos datos permiten a los propietarios de restaurantes decidir como calibrar el gasto para fortalecer aun mas una unidad que funcione bien o ayudar a una unidad en dificultades. La
informacion financiera recopilada a traves de un plan de cuentas tambien permite a las organizaciones tomar la decision de continuar, ampliar o reducir los descuentos, las recompensas para los clientes y los programas de fidelizacion y decidir si el negocio existente puede expandirse y en que medida. Esto incluye decisiones sobre aumentar la capacidad de asientos, comprar tecnologia sofisticada, preparar nuevos platos del menu, etc.
Ademas, un plan de cuentas proporciona informacion vital en la que se basan las empresas durante el calculo y la presentacion de impuestos.
Como crear un plan de cuentas
Esta es una guia paso a paso que le ayudara a crear un plan de cuentas para su empresa-
1. Utilice tipos de cuentas amplios- estos le permiten organizar las finanzas de su empresa en categorias amplias. Como se menciono anteriormente, hay siete categorias principales en un plan de cuentas, a saber, activos, pasivos, capital, ingresos, costo de los bienes vendidos, gastos y otras ganancias y gastos.
2. Crea subcuentas- al hacerlo, ten en cuenta el tipo de empresa. Para las organizaciones basadas en servicios, por ejemplo, hay ciertas cuentas comunes, como cuentas por cobrar, cuentas por pagar, efectivo, ventas de servicios, suministros, salarios, alquileres de oficinas, impuestos sobre la renta por pagar, etc. A continuacion, cada una de estas subcuentas se puede distribuir entre las categorias de cuentas amplias pertinentes. Por ejemplo, tanto las cuentas por cobrar como las cuentas de efectivo pueden incluirse en activos.
3. Asigne numeros a sus cuentas generales y subcuentas- Como se menciono en una seccion anterior, un plan de cuentas utiliza un numero de cuatro digitos para cada cuenta. Por lo tanto, a todas las cuentas incluidas en activos se les puede asignar un numero comprendido entre 1000 y 1900. En consecuencia, la cuenta de ahorros puede tener un valor de 1020, las cuentas por cobrar un valor de 1100, el inventario de vinos un valor de 1200, etc. Del mismo modo, las cuentas bajo pasivos (cuentas por pagar, prestamos, nominas, etc.) pueden numerarse entre 2000 y 2900, las cuentas bajo capital (ganancias retenidas, capital social, distribucion de accionistas, etc.) numerarse entre 3000 y 3900, las que estan bajo ingresos (ventas de alimentos y bebidas, tarifas de catering, venta de mercancias, etc.) numerados del 4000 al 4900, y los que estan bajo gastos (facturas de servicios publicos, gastos de limpieza, comidas de los empleados, etc.) pueden numerarse del 6000 al 6900. El COGS puede estar numerado 5000.
Que es el software de contabilidad?
Las soluciones de software de contabilidad ayudan a crear y analizar el plan de cuentas. Se trata de programas informaticos que ayudan a los contadores y tenedores de libros a informar y registrar las transacciones financieras de una organizacion. El
software de contabilidad para restaurantes permite generar varios tipos de informacion financiera, como ordenes de compra, informes de ventas, facturas, datos de nomina, proyecciones de ventas, etc., de forma mas rapida y con una mayor grado de precision que los metodos de contabilidad manual. El software de contabilidad automatiza varios procesos y ayuda a eliminar los errores humanos. Tambien produce analisis de datos en profundidad e informes practicos.
El software de contabilidad produce datos en tiempo real que cubren diferentes periodos de tiempo, lo que hace que la contabilidad sea extremadamente eficiente.
El software de contabilidad abarca varios aspectos de la gestion de restaurantes, como la gestion del personal, la gestion de la cadena de suministro, la gestion del inventario, la gestion de las relaciones con los clientes, la gestion del tiempo y las tareas, la gestion de la seguridad alimentaria
Tienes que crear un plan de cuentas para restaurantes desde cero, pero no sabes cómo hacerlo.
No te preocupes, este artículo tiene todo lo que necesitas.
Beneficios del software de contabilidad sobre las hojas de calculo
La contabilidad se puede automatizar con la ayuda de un software, lo que permite a los restaurantes reducir sustancialmente su dependencia de los contadores. La tecnologia, ademas, garantiza que se puedan eliminar los errores involuntarios y que el ejercicio contable se realice con una coherencia y precision inquebrantables.
En este sentido, el software de contabilidad es mejor que las hojas de calculo. Las hojas de calculo requieren cierto grado de esfuerzo manual y los errores pueden aparecer facilmente al copiar y pegar valores o al sacar el contenido de las celdas. La complejidad de las formulas de Excel tambien las hace propensas a errores.
Las hojas de calculo causan aun mas confusion porque cada flujo de ingresos necesita una hoja de calculo separada para monitorear las ganancias. En consecuencia, la cantidad de hojas de calculo tiende a aumentar a medida que se ofrecen mas y mas servicios, y pronto la cantidad de hojas de calculo puede volverse inmanejable.
Sin embargo, las soluciones de software garantizan que la contabilidad sea limpia, agil y sin complicaciones, lo que brinda a las empresas una vision completa de su situacion financiera. Ayudan a conciliar las transacciones en efectivo con los estados de cuenta bancarios, lo que les da a los propietarios de negocios una idea clara de su posicion en terminos de efectivo. El sofisticado software de contabilidad tambien consolida varias lineas de informacion financiera en un solo lugar para garantizar que el analisis y la interpretacion de los datos sean pan comido.
La ventaja del software de contabilidad tambien radica en su capacidad de integrar y tomar prestado de los diversos elementos del sistema de gestion de restaurantes. Utiliza estos datos para crear informes financieros exhaustivos e informacion profunda en forma de graficos y disenos atractivos. El software de contabilidad tambien ayuda a pronosticar la demanda y las ventas.
Las soluciones de software tambien son una verdadera ventaja para las organizaciones a la hora de presentar la declaracion de impuestos, y la tecnologia automatizada calcula y archiva los impuestos en nombre de los usuarios. Tambien actuan como una base de datos de formularios tributarios comunes.
Una ventaja adicional del software de contabilidad sobre las hojas de calculo es que el primero mantiene un registro de auditoria, lo que ayuda a prevenir el fraude, mientras que las hojas de calculo de Excel, en particular, son propensas al fraude porque los datos pueden se modifico facilmente y es dificil determinar quien hizo los cambios.
Los 3 mejores programas de contabilidad para restaurantes
1. Zip Reporting-
esta solucion de software recopila y consolida informacion financiera complicada en una sola ubicacion. Zip Reporting convierte los datos en imagenes atractivas que se vuelven muy faciles de comprender y, por lo tanto, facilita la generacion de informacion detallada y procesable. El software puede generar datos para varias ubicaciones y se puede acceder a todos estos datos desde una sola ubicacion. Zip Reporting es una plataforma de contabilidad de restaurantes basada en la nube que permite acceder a los datos en tiempo real y verlos desde cualquier lugar y en cualquier momento conveniente. Garantiza la visibilidad de todos los aspectos del funcionamiento de una empresa de una manera que tiene mucho sentido en los diferentes dispositivos. Zip Reporting se puede descargar de la tienda de aplicaciones para restaurantes de Hubworks.
2. Quickbooks Online-
esta solucion de software permite a las empresas generar facturas personalizadas y recibos de venta sin problemas. Gracias a la integracion bancaria que admite, es posible actualizar automaticamente los estados financieros y las transacciones. Este software viene con paneles e informes personalizables, que permiten el seguimiento en tiempo real de las finanzas de la empresa. Los usuarios pueden acceder a las cuentas y gestionar las operaciones a distancia y en cualquier momento conveniente. El tiempo de los empleados se puede rastrear con la ayuda de este software. Ademas, se puede ahorrar tiempo gracias a la funcion de programacion de pagos.
3. Sage Intacct-
esta plataforma basada en la nube automatiza los procesos de facturacion complejos, simplificando asi la contabilidad. Con la ayuda de Sage Intacct, se pueden monitorear varias cuentas y se puede obtener visibilidad en tiempo real de las cuentas. Esto conduce a una gestion eficiente del efectivo. El software garantiza que sirva para acelerar y automatizar los ciclos de cotizacion a efectivo, o ciclos de ventas que comienzan desde el intercambio de una cotizacion hasta el cierre de la transaccion. Sage Intacct cuenta con solidas funciones de generacion de informes, generacion rapida de informacion y analisis de datos a pedido. Los usuarios pueden seleccionar entre mas de 200 opciones de visualizacion de datos y personalizar la forma en que se presentan los datos.
Estás buscando un software de contabilidad fiable para tu restaurante, pero no sabes con cuál elegir.
Este artículo enumera el mejor software de contabilidad para la industria de restaurantes para facilitarle la decisión.
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Preguntas frecuentes
Como se contabiliza un restaurante?
La forma mas comun de contabilizar un restaurante es mediante el uso de un software de contabilidad. Este software le permitira realizar un seguimiento de sus ventas, gastos y ganancias. Tambien puedes usar un software de contabilidad para crear estados financieros y hacer un seguimiento de tu inventario.
Que es el plan de cuentas de un restaurante?
El plan de cuentas de un restaurante generalmente incluye cuentas de alimentos, mano de obra y otros gastos operativos.
Como se clasifican los gastos de los restaurantes?
Hay muchas formas de clasificar los gastos de los restaurantes, pero algunos metodos comunes son el costo de los productos vendidos (COGS), la mano de obra y los gastos generales.
Cuales son los 5 tipos principales de cuentas del plan de cuentas?
Los cinco tipos principales de cuentas del plan de cuentas son- activos, pasivos, acciones, ingresos y gastos.