Comment creer un horaire pour les employes qui fonctionne a la fois pour la direction et le personnel

Qu'est-ce qu'un horaire des employes?

L'horaire d'un employe est une sorte de feuille de route qui aide l'employe et l'employeur a rester au fait du travail a effectuer et du moment ou il doit etre effectue. En outre, un emploi du temps efficace permet aux employes de mieux comprendre ou ils en sont par rapport a leurs taches lors de la mise a jour de leur calendrier de travail.
Un horaire d'employe tient compte des jours et heures specifiques attribues a un employe pour le travail remunere. Il comprend les details du quart de travail d'un employe, y compris les jours de la semaine et les heures specifiques qu'un employe est cense travailler pour une organisation. Selon la nature du travail et de l'entreprise, on peut travailler les memes heures et les memes jours tout au long de sa carriere dans une organisation, ou son horaire peut changer en fonction des besoins de l'employeur.

Avec un horaire de travail efficace pour les employes, une entreprise peut rationaliser le temps du personnel, gerer et equilibrer la charge de travail pour les differents quarts de travail et maintenir une communication claire entre les differents secteurs verticaux. Bref, avec des calendriers efficaces en place, une entreprise est tenue de fonctionner sans heurts.

Il peut etre difficile de creer un modele d'horaire de travail efficace pour les employes. Les entreprises telles que l'hotellerie, la vente au detail, la sante et l'informatique operent avec des employes horaires. Cela signifie que les responsables doivent concevoir un calendrier qui fonctionne pour tout le monde, ce qui peut prendre beaucoup de temps. Une gestion efficace reduit le temps consacre a la creation des horaires, tout en realisant une planification efficace et transparente conforme au droit du travail.


Restaurantslife Presente plusieurs articles qui aident les employes et les employeurs a trouver le juste equilibre entre productivite et satisfaction au travail. Cet article explique comment un logiciel de planification peut aider a automatiser et a rationaliser la gestion des taches. En tenant compte des horaires passes, en identifiant les ressources disponibles, en reconnaissant la demande et en la planifiant en consequence, le logiciel de planification des employes peut entrainer une productivite accrue et une meilleure satisfaction au travail.

Comment une planification efficace des employes peut-elle etre benefique pour une entreprise?

Le profit est l'objectif ultime de chaque entreprise. Mais une mauvaise planification peut avoir un effet nefaste sur les performances financieres d'une entreprise. Dans une etude realisee l'annee derniere, Quinyx (un fournisseur d'outils de gestion des effectifs) a mene une etude intitulee The Cost of Poor Scheduling- Lessons from 300 Operations Executives. Elle a interroge 300 responsables des operations mondiales, qui ont partage leurs points de vue sur leurs priorites et les defis auxquels ils sont confrontes dans la gestion d'une main-d'oeuvre a court de temps qui ne travaille pas depuis un bureau.

L'etude a revele que les entreprises les plus touchees par la pandemie etaient celles qui n'avaient pas de logiciel de planification. Les entreprises qui n'avaient pas de gestion des effectifs axee sur l'IA ont perdu 15% de leurs revenus et ont depense 25% de plus pour les seuls couts salariaux. En plus de cela, la plupart des horaires manuels commettaient de trois a huit infractions au droit du travail par semaine, entrainant des amendes massives.

Un mauvais horaire des employes entraine souvent le chaos dans les operations, une productivite mediocre, un stress inutile sur le lieu de travail et une augmentation de l'absenteisme. Cela oblige les employes a remplacer a court terme les collegues qui ne se presentent pas, meme a l'heure prevue pour le travail. C'est l'une des principales raisons des conflits de personnel, qui a leur tour augmentent le taux de rotation des employes. Il n'existe pas de moyen definitif de savoir si une entreprise subit des pertes en raison d'un mauvais horaire de ses employes, mais cela affecte certainement les activites.

Ce qui est prouve, c'est l'impact positif qu'une planification efficace peut avoir sur une entreprise. Restaurantslife examine certains des moyens-

1. Augmente l'efficacite au travail- Personne ne peut pretendre qu'une planification efficace est essentielle lorsqu'il s'agit de gerer le temps des employes et de repartir la charge de travail. Lorsque le travail est reparti de maniere egale et reflechie entre les employes, ceux-ci sont motives a travailler plus dur et leur relation de travail s'ameliore egalement. L'absence de ces elements peut entrainer une surcharge de travail des employes et entrainer un epuisement professionnel, des erreurs et des performances mediocres. En revanche, un calendrier efficace ameliore l'efficacite globale et cree un environnement productif.


2. Garantit que les employes ne manquent pas leurs quarts de travail- La planification peut aider les entreprises a garder les employes et les proprietaires organises en veillant a ce que les quarts de travail La plupart des applications de planification des employes utilisent une structure integree basee sur le cloud pour permettre aux entreprises et aux particuliers de suivre les quarts de travail assignes en maintenant des horaires accessibles a tous, qui peuvent etre facilement mis a jour par les equipes concernees, et sont facilement geres depuis n'importe quelle partie du monde. Les employes a temps partiel des secteurs de la restauration, de la vente au detail et de l'hotellerie ont des heures de travail differentes chaque jour, ou ne travaillent que certains jours de la semaine, ce qui rend ces fonctionnalites incroyablement utiles.


3. Stimule l'engagement des employes- les problemes lies au sureffectif ou au manque de personnel ou aux horaires mal geres ont un impact negatif sur l'engagement des employes. Cela pourrait entrainer un roulement eleve du personnel. Votre image de marque peut etre affectee negativement a mesure que l'engagement des employes chute et que les couts d'exploitation augmentent. Les erreurs de planification peuvent avoir des consequences couteuses, chronophages et inquietantes, en particulier pour les petites entreprises. Une planification precise et reflechie avec les bonnes applications garantit que le niveau de satisfaction des employes est toujours eleve, ce qui se traduit par de faibles couts d'exploitation et preserve la reputation de votre entreprise.


4. Cultive un environnement de travail flexible- le logiciel de planification automatise la liste des travailleurs, en attribuant le travail uniquement a ceux dont les horaires de travail correspondent a leurs creneaux horaires disponibles. Permettre aux employes de choisir leurs quarts de travail reduit le stress du manager, tout en profitant aux deux parties, car cela cree un meilleur equilibre entre vie professionnelle et vie privee. Les horaires de travail flexibles profitent toujours aux employes et creent un environnement de travail positif et productif.


5. Augmente les profits- Outre la reduction des couts divers, un logiciel efficace de planification des employes permet aux responsables de deleguer des taches, tout en se concentrant sur d'autres secteurs de l'entreprise. Les solutions de planification permettent des situations de forte demande pour etre geres plus efficacement, reduisant ainsi le chaos. La plupart des nouvelles technologies disposent de fonctionnalites d'analyse integrees qui leur permettent de prevoir les besoins a l'avance, de creer des calendriers efficaces et d'elaborer un plan infaillible. Garder les travailleurs stimules et sans stress est un avantage pour les employes comme pour les employeurs. De cette facon, des conditions de travail optimales peuvent etre creees et les profits peuvent etre augmentes.


6. Aide a se conformer aux lois du travail- de nombreuses reglementations aux Etats-Unis garantissent l'equite sur le lieu de travail. Par exemple, les employeurs sont tenus de respecter des directives strictes concernant le nombre d'heures que les employes peuvent travailler chaque jour. Dans le cadre de ces lois, les employeurs doivent egalement informer leurs employes a l'avance avant de proceder a des changements d'horaire. En outre, il garantit que les heures supplementaires sont reglementees et remunerees. La facilite avec laquelle les applications de planification des quarts de travail permettent aux employeurs de se conformer aux reglementations gouvernementales est un avantage bienvenu.

Conseils pour ameliorer la planification des horaires des employes- utilisez le meilleur logiciel de planification

Un systeme de planification est essentiel pour toute entreprise car il permet de gerer les ressources plus efficacement. Le meilleur logiciel de planification des employes integre l'automatisation au systeme, ce qui permet aux responsables de generer facilement des horaires fiables pour un mois, voire une semaine. Par consequent, cela augmente la ponctualite de vos employes.

Le logiciel que vous choisissez pour votre entreprise peut considerablement ameliorer le fonctionnement de votre lieu de travail. Grace aux fonctionnalites personnalisables, le choix d'un logiciel plutot qu'une application manuelle telle que des feuilles de calcul Excel permet d'economiser du temps et de

Avec les solutions logicielles de planification des horaires des employes, les employeurs peuvent etre attentifs aux besoins et aux preferences des employes et, en meme temps, creer des horaires fiables qui n'affectent pas negativement le travail. La plupart des solutions proposent des modeles integres et permettent d'eviter les conflits de planification. Un bon logiciel de planification cree egalement des calendriers pour plusieurs sites, equipes et projets.

Conseils pour ameliorer les horaires des employes- identifier les ressources

La planification est tres importante lors de la creation de l'horaire des employes, surtout si vous voulez que votre emploi du temps soit realiste. Tout d'abord, determinez l'etendue du travail dont votre equipe sera responsable et obtenez une image complete de chaque ressource disponible pour un projet. Par exemple, calculez le nombre de personnes travaillant sur un projet specifique, tenez compte des vacances ou des conges prevus dont elles disposent lorsque le projet est en cours et planifiez le travail en consequence.

Il est utile d'avoir une ressource supplementaire a bord pour mener a bien un projet. Vous serez en mesure de determiner combien d'argent vous pouvez vous permettre de mettre de cote pour les entrepreneurs et les consultants, et de vous assurer que votre budget respecte vos limites. Cela contribue a l'optimisation des couts, tout en veillant a ce que les delais ne soient pas depasses.

Conseils pour ameliorer les horaires des employes- creez des horaires a l'avance

Les horaires de travail crees a la derniere minute pouvaient etre admissibles sur le lieu de travail par le passe. Cependant, dans l'environnement hyper concurrentiel actuel, le travail imprevu peut tellement stresser les employes qu'il peut nuire a leur productivite.

Un employeur doit tenir compte du fait que nous vivons aujourd'hui dans une economie a la demande, un phenomene qui a connu une augmentation massive pendant la pandemie. De nombreux professionnels qualifies ont choisi de partir seuls, au lieu de faire face a la pression des emplois a temps plein, parce que tout le monde veut avoir un equilibre sain entre vie professionnelle et vie privee et eviter l'epuisement professionnel. Mais l'une des principales raisons de ce changement est egalement que les professionnels souhaitent mieux controler leurs horaires de travail.

Un horaire cree a l'avance allege le fardeau des employes. En outre, cela reduit l'imprevisibilite et cree un environnement de travail meilleur et equilibre. Cependant, les employes doivent egalement comprendre que les changements de derniere minute sont inevitables.

Conseils pour ameliorer les horaires des employes- repondre aux besoins des employes

Un emploi du temps efficace des employes permet de toujours garder l'accent sur les besoins de chacun. Comprendre les priorites d'un employe peut etre utile a long terme pour une entreprise. La meilleure facon de comprendre les besoins d'un employe est de comprendre ses priorites et ses engagements avant de l'integrer. Par exemple, quelqu'un peut etudier encore et preferer travailler l'apres-midi. Ou bien, quelqu'un peut aimer une seance d'entrainement en debut de soiree et preferer terminer ses engagements professionnels tot dans la journee. Prendre en compte les choix des employes est un moyen sur de les convaincre et de les encourager a mieux s'engager dans votre entreprise.

Conseils pour ameliorer l'horaire des employes- permettre aux employes d'echanger des quarts de travail

La plupart des entreprises n'encouragent pas leurs employes a echanger des quarts de travail en raison de la confusion que cela pourrait entrainer. Mais la plupart des logiciels de planification fournissent un tableau d'echange de quarts de travail, ce qui permet une approche plus simple et plus organisee des quarts de negociation qui evite toute confusion de derniere minute.

Apres tout, ne vaut-il pas mieux travailler avec et non contre votre personnel! Un bureau de commerce en ligne permet aux employeurs de permettre facilement au personnel d'echanger des quarts de travail. En consequence, la plupart des problemes lies aux changements de quart de derniere minute sont elimines et un sentiment de camaraderie est cree parce que les employes ont le sentiment que leur voix est entendue, ce qui favorise la fidelite. Les bureaux de commerce poste en ligne sont egalement interessants pour les entreprises employant des travailleurs a temps partiel ou a temps partiel.

Conseils pour ameliorer l'horaire des employes- disposer d'un plan de gestion des absences

L'une des choses les plus importantes que vous puissiez faire en tant que manager est d'avoir un ensemble de directives qui permettent a vos employes de planifier leurs vacances a l'avance. Cela reduit egalement l'absenteisme de derniere minute, qui a toujours un cout pour les entreprises, en particulier s'il s'agit de quelqu'un qui supervise toute une equipe ou un aspect important des operations.

Mais il existe des situations d'urgence lorsqu'un employe peut partir en conge imprevu et qu'il n'est pas toujours possible de trouver une personne apte a remplacer l'employe absent. Il est donc important d'avoir un plan de secours pret pour les deux types de conges- planifies et non planifies. Le fait de savoir que vous avez un plan de secours signifie que lorsque quelque chose se presente pendant ces moments cruciaux, vous serez plus que pret a gerer les choses calmement et a continuer a travailler pour atteindre les objectifs de votre projet sans souci.

Conseils pour ameliorer les horaires des employes- demandez des commentaires sur votre calendrier

L'elaboration d'un calendrier n'est jamais facile. Meme si vous avez l'impression d'avoir exactement ce qu'il y a de mieux pour vos employes, ils peuvent adopter une approche legerement differente. Et ce n'est pas grave. Lorsqu'il s'agit de creer un calendrier efficace, plus on recoit de commentaires, mieux c'est. Mais il y aura toujours matiere a amelioration.

C'est une bonne idee de demander a vos employes des suggestions sur ce qui peut ameliorer le calendrier avant d'en creer un pour votre equipe. Cela permettra aux employes de se sentir entendus et motives, et de les rassurer sur le fait qu'ils ont un role a jouer dans la mise en place de leurs propres horaires. En fin de compte, integrer leurs priorites dans le calendrier final est crucial car cela leur permet de se sentir valorises et inclus.

Top 3 des logiciels de planification des employes

Zip Schedules- Zip Schedule vous permet de rationaliser le processus de planification des employes. Son application mobile vous permet de creer des horaires qui incluent les quarts de travail preferes des employes et de les partager avec tout le monde. Son systeme de messagerie interne permet aux responsables des ressources humaines d'envoyer des messages au personnel en temps reel, tout en gerant leurs demandes de conges, en verifiant la disponibilite et en reservant de nouveaux quarts de travail sans assistance supplementaire.

L'application permet egalement aux utilisateurs de creer des modeles de calendrier qui leur conviennent. Avec ces modeles d'horaire de travail, il est facile d'ajouter, de modifier ou de supprimer des details sans avoir a entrer manuellement a chaque fois. Cet outil fonctionne bien pour les entreprises qui souhaitent gagner du temps sur des taches courantes telles que l'examen des demandes du personnel, leur approbation et la supervision des echanges entre equipes. Il permet egalement aux entreprises de reduire plus facilement leurs couts de main-d'oeuvre grace a ses fonctionnalites integrees de suivi et de prevision de la main-d'oeuvre.

Zip Schedules s'integre facilement au logiciel de pointage des employes. Pour les petites entreprises de 20 employes ou moins, les horaires postaux peuvent etre achetes a 19$ par mois et par emplacement. La dalle de niveau intermediaire coute 39$ par mois et peut accueillir jusqu'a 50 travailleurs. Les entreprises de plus de 50 employes peuvent opter pour la solution personnalisee qui est rentable et peut repondre a tous leurs besoins. Les Zip Schedules peuvent etre achetes via Hubworks, une boutique d'applications en ligne qui fournit des solutions integrees pour tous les types d'entreprises de l'industrie alimentaire.

Quand je travaille- La planification automatique fait partie integrante de When I Work. Les employes peuvent planifier leurs demandes de conges et leurs quarts de travail via une application mobile. Les responsables peuvent meme limiter les pointages a des lieux et des heures de travail specifiques pour garantir la ponctualite. Avec cette solution de gestion des employes, les responsables peuvent integrer les demandes de conges a une horloge, reduisant ainsi les couts de main-d'oeuvre.

En outre, les processus de planification automatique permettent d'effectuer des quarts de travail en un seul clic et plusieurs employes sont avertis simultanement lorsque les horaires sont publies. Il est egalement possible d'importer des feuilles de temps pour un traitement rapide de la paie. When I Work propose une version Essentials a 4$ par utilisateur et par mois, une version Advanced a 6$ par utilisateur et une version complete a 8$ par utilisateur.

Homebase- Homebase est la solution ideale pour les petites entreprises. Il integre une interface simple glisser-deposer, une plateforme de productivite et une integration GPS avec n'importe quel appareil. Le logiciel Homebase s'integre parfaitement a plusieurs solutions de point de vente et de comptabilite afin que les entreprises puissent facilement rationaliser leurs processus rapidement et efficacement. Ce logiciel de planification est entierement base sur le cloud. En plus de suivre les heures quotidiennes, les pauses, les heures supplementaires et les listes de controle, les employes peuvent egalement gerer des taches importantes, des projets et des relations avec les clients dans un environnement en ligne securise. Sa puissante fonction de suivi du temps garantit que les employes sont entierement responsables de leurs heures de travail. Il dispose d'un plan gratuit de base qui comprend la planification et la gestion du temps et des presences. Le forfait essentiel payant avec des fonctionnalites supplementaires commence a 16$ par mois et par emplacement et va jusqu'a 80$ par mois et par emplacement.