Comment ameliorer la comptabilite de votre restaurant grace a un systeme de point de vente

Qu'est-ce que la comptabilite des restaurants?

La comptabilite est une activite vitale qui surveille le bien-etre financier des organisations. Pour les restaurants, il examine les transactions financieres, y compris la gestion des recettes, des depenses, des comptes clients (montant du a l'entreprise), des comptes fournisseurs (montant du par l'entreprise) et des actifs immobilises tels que les climatiseurs, les glacieres, les refrigerateurs, les equipements de cuisine, l'architecture des points de vente, les restaurants immobilier, etc. Le logiciel de comptabilite permet la production automatique de rapports et d'analyses de donnees.

Un grand livre general comprend un compte detaille des actifs, des couts, des passifs (prets, factures fournisseurs impayees, contrats de location de materiel et de biens) et des recettes de l'organisation. Il fournit aux restaurateurs des donnees importantes qui les aident a creer des etats financiers tels que des bilans, des comptes de resultat, des etats de flux de tresorerie et des etats de capitaux propres.

Lors de la comptabilisation des restaurants, certaines mesures doivent etre prises en compte. Il s'agit notamment du cout des aliments, des ventes de nourriture, des couts d'inventaire, des depenses de main-d'oeuvre, du cout des biens vendus (COGS), des couts associes aux programmes de fidelite, aux remises, aux recompenses et aux campagnes promotionnelles, du cout principal (somme des couts de main-d'oeuvre et du COGS), des depenses liees aux taxes, aux factures de services publics, aux reparations, a la maintenance et aux nouveaux logiciels et materiels.

La comptabilite des restaurants est une activite de back-office qui emprunte et influence toutes les autres facettes de la gestion des restaurants, y compris la gestion de la chaine d'approvisionnement, la gestion des stocks, la gestion des effectifs, la gestion de la relation client, la gestion des taches et du temps, la gestion de la securite alimentaire, les points de vente ou Systeme de point de vente et intelligence d'affaires.

Termes comptables a connaitre

Il est essentiel de comprendre les termes comptables specialises pour donner du sens a la comptabilite des restaurants. Certains de ces termes comptables sont les suivants-

1. Cout des marchandises vendues (COGS)- Il s'agit des depenses directes liees a la production des produits vendus par une organisation. Il est calcule en ajoutant la valeur du stock de depart a celle de l'inventaire achete, puis en deduisant la valeur du stock final. Pour un restaurant, cela inclurait le cout des ingredients utilises pour preparer un plat et le cout de la main-d'oeuvre necessaire a la preparation du plat. Il exclut toutefois les frais engages pour distribuer le produit en dehors du restaurant.

2. Cout de la main-d'oeuvre des restaurants- Cela inclut les salaires verses aux employes des restaurants tels que les serveurs, les bus, les chefs, les hotes et autres, ainsi que les paiements verses au personnel temporaire. Les avantages sociaux, les charges sociales et la remuneration des heures supplementaires (pour le travail effectue pendant plus de 40 heures par semaine de travail) font egalement partie des depenses engagees par un restaurant en matiere de ressources humaines.

3. Cout principal- Il s'agit de la somme du COGS et des couts de main-d'oeuvre. Il comprend essentiellement les depenses liees a la masse salariale, a la nourriture et aux boissons, aux impots et aux avantages sociaux.

4. Cout de la nourriture- Le cout de la nourriture achetee par un restaurant par dollar de vente vous donne le cout de la nourriture. Avec le cout de la main-d'oeuvre, il s'agit de l'une des depenses les plus importantes engagees par les restaurants et varie generalement entre 28 et 35% des revenus.

5. Pourcentage du cout des aliments- Il mesure la part de votre argent qui est consacree a l'achat de stocks de nourriture et de boissons pour votre restaurant. Cette valeur est obtenue en divisant le COGS total par le total des recettes pour une periode donnee, puis en multipliant par 100.

6. Plan comptable- Il s'agit d'une liste exhaustive que les entreprises utilisent pour leur comptabilite interne. Il decrit chaque compte, identifie les types de comptes concernes et fournit un resume des soldes des comptes. Un plan comptable permet aux proprietaires d'entreprise de recueillir des informations sur l'etat de chaque compte.

7. Frais d'occupation- Cela inclut les couts fixes tels que les impots fonciers et les assurances, le loyer et les services publics.

8. Depenses d'exploitation- Cela fait reference au cout d'exploitation d'un restaurant, a l'exception des frais d'occupation, du COGS et des couts de main-d'oeuvre. Ils incluent les depenses que vous engagez quotidiennement, par exemple pour l'achat d'argenterie, de serviettes de table, de couverts, de marketing, etc.

9. Depenses fixes et variables- Les couts fixes sont ceux qui ne changent pas en fonction du nombre de ventes. Ils incluent les couts de main-d'oeuvre, les couts d'occupation et les depenses d'exploitation. Les depenses variables, quant a elles, varient en fonction du nombre de ventes et du type de travail requis. Les couts de maintenance des actifs, les taxes et les commissions sont des exemples de couts variables.

Methodes de comptabilite des restaurants- especes

Une methode de comptabilite de caisse permet de controler les revenus a mesure qu'ils sont credites sur le compte. Les couts, en revanche, sont pris en compte lors des paiements.

Une solution logicielle de comptabilite de restaurant qui s'aligne sur la methode de comptabilite de caisse permet de produire et d'exporter les factures des clients sous forme de PDF ou d'autres types de fichiers.

L'approche de la comptabilite de caisse aide les organisations a controler les paiements tout en definissant les prix, les rubriques et les taux d'imposition.

Cette approche permet de suivre facilement les paiements des fournisseurs, de generer et d'imprimer des formulaires fiscaux, de faciliter les paiements aux avocats et aux sous-traitants independants, et de faciliter egalement les paiements au titre des redevances et des loyers. Certains rapports de base, y compris l'historique des paiements et les resumes des impots, sont egalement pris en charge.

Methodes de comptabilite des restaurants- comptabilite d'exercice

La comptabilite d'exercice est la methode la plus complete pour suivre les finances d'une entreprise. Il enregistre les depenses et les revenus au moment de la transaction, que les paiements soient reellement effectues ou que l'argent entre ou sort du compte. En fait, les charges sont enregistrees dans les bilans avant meme que vous ne receviez ou ne payiez de l'argent. Les transactions ont essentiellement lieu lorsque des produits changent de mains, par exemple, de la nourriture d'un restaurant au client ou des fournitures d'un vendeur au restaurant.

Les comptes crediteurs, a cet egard, se referent aux depenses prevues, tandis que les comptes debiteurs indiquent les recettes attendues. La
comptabilite d'exercice surpasse l'approche fondee sur la comptabilite de caisse en raison de sa capacite a fournir une idee plus complete des sources de revenus et de la nature des depenses. Par consequent, les organisations qui percoivent des recettes importantes feraient bien d'adopter la methode de comptabilite d'exercice. En fait, les organisations qui engrangent plus d'un million de dollars en termes de revenus devraient idealement utiliser la methode de comptabilite d'exercice.

Toutefois, malgre les avantages de la comptabilite d'exercice, certaines organisations trouvent cette methode complexe et preferent se refugier dans la methode de comptabilite de caisse qui consiste simplement a suivre les encaissements et les rentrees de fonds.

L'utilisation de logiciels de comptabilite permet de resoudre le probleme de complexite en automatisant et en rationalisant le processus.

Comment garder le controle de vos comptes

Une entreprise peut garder le controle de ses comptes en mettant en oeuvre des systemes comptables intelligents qui permettent de gerer efficacement les processus de facturation, de surveiller les comptes fournisseurs et debiteurs, et de traiter, imprimer et envoyer les factures.

Avec les systemes de comptabilite, vous pouvez egalement tenir a jour une liste de donnees de base sur vos clients et fournisseurs, telles que les numeros de compte, les noms et les adresses. Certaines solutions de comptabilite sont egalement capables de memoriser les details des prix des produits.

La facturation automatisee et les rappels de retard vous permettent de recevoir des paiements dans les delais, meme si vous avez oublie d'envoyer les factures manuellement. Certaines plateformes de comptabilite prennent en charge les factures electroniques et permettent aux clients de payer d'un simple clic, accelerant et simplifiant ainsi les transactions. Cela evite aux vendeurs d'avoir a traiter leurs cheques et a deposer de l'argent dans les banques. Ces paiements sont rapides et securises. Les systemes de comptabilite peuvent egalement gerer efficacement les paiements par carte de credit et de debit. Les

bons de commande peuvent etre generes et les paiements automatises par les systemes comptables. Les projections de tresorerie peuvent etre automatisees, ce qui permet aux organisations de prendre des decisions opportunes concernant la tresorerie, telles que des decisions d'investissement et d'emprunt.

Vous pouvez vous tourner vers votre systeme comptable pour obtenir des conseils sur les moyens de reduire les impots et d'ameliorer la conformite fiscale. Un systeme de comptabilite peut automatiser le calcul et la declaration des impots.

De plus, vous pouvez gerer efficacement plusieurs calendriers de paiement et differents types de remuneration et d'avantages a l'aide de systemes comptables. De plus, les transactions enregistrees peuvent etre facilement rapprochees des releves bancaires. Des

rapports de donnees robustes sous forme de visuels attrayants et d'analyses de donnees fournissent une image claire de la situation financiere de l'organisation et aident a etablir des previsions de ventes solides. Une telle planification permet aux entreprises de minimiser leurs couts et de maximiser leurs ventes.

Les systemes comptables vous permettent de produire des rapports de routine tels que des bilans (actifs et passifs), des comptes de resultat (profits et pertes), des comptes crediteurs et debiteurs, des etats sur les flux de tresorerie et un resume de la masse salariale. Les rapports peuvent egalement etre personnalises. La

lecture reguliere et minutieuse d'un site Web d'actualites alimentaires de qualite tel que Restaurantslife peut egalement aider a la comptabilite des restaurants. Restaurantslife propose des actualites et des articles sur tout ce qui concerne l'industrie de la restauration. Restaurantslife contient des informations qui peuvent etre utilisees comme des donnees precieuses pour eclairer votre pratique comptable.

Afin de rendre la comptabilite vraiment efficace et tres precise, on peut egalement sous-traiter l'exercice a des professionnels ou a des entreprises qui fournissent des services de comptabilite de restauration. Ces fournisseurs de services de comptabilite possedent des connaissances techniques specialisees qui peuvent ne pas etre suffisantes pour les restaurateurs.

Qu'est-ce qu'un logiciel de comptabilite de restaurant et comment fonctionne-t-il?

Le logiciel de comptabilite des restaurants est un programme informatique qui aide a tenir les livres des restaurants, a etablir des rapports et a enregistrer les transactions financieres du restaurant. Avec le logiciel de comptabilite a ses cotes, un restaurant peut creer des rapports et des analyses de donnees rapides, simples et precis. Elle represente un grand progres par rapport aux methodes comptables manuelles et rudimentaires qui prennent beaucoup de temps, sont extremement fastidieuses et sujettes a des erreurs.

Le logiciel de comptabilite fonctionne en automatisant les differentes etapes de la surveillance financiere. Le principal avantage de l'automatisation, outre la commodite qu'elle offre, est qu'une activite commerciale n'a plus a dependre d'initiatives humaines. Ainsi, meme si vos employes ne preparent pas de rapport de vente hebdomadaire, ne vous inquietez pas trop, car vous pouvez etre certain que la technologie intelligente aura fait le travail pour vous. Les

logiciels de comptabilite permettent de generer des factures, des bons de commande, des rapports de vente, des donnees de paie et des previsions de ventes et de demande plus rapidement et avec une plus grande precision que les methodes manuelles.

A l'aide de solutions comptables, les recettes et les depenses des restaurants peuvent etre calculees et enregistrees de maniere efficace et pratique. Le suivi des couts est automatise, ce qui permet aux entreprises d'avoir une vue rapide et complete de diverses depenses telles que le cout de la nourriture, le cout de la main-d'oeuvre dans les restaurants, les taxes et les depenses de reparation et de maintenance. Cela permet aux restaurants de s'assurer que les liquidites continuent de circuler.

Une solution de comptabilite de restaurant interagit et s'integre a divers aspects de la gestion des restaurants tels que la gestion des employes, la gestion des stocks, la gestion de la relation client, la gestion des taches et du temps, la gestion de la chaine d'approvisionnement, l'informatique decisionnelle et, bien sur, le systeme POS. Cette interoperabilite conduit a un echange d'informations, creant ainsi la base d'un reporting et d'une analyse de donnees precis. Les fonctionnalites de visualisation des donnees des logiciels de comptabilite garantissent que les informations sont presentees sous une forme parfaitement comprehensible, ce qui facilite la generation d'informations exploitables. Le

reporting et l'interpretation des donnees appuyes par un logiciel de comptabilite facilitent la prevision des ventes et la budgetisation Les solutions de comptabilite contribuent egalement a la gestion des actifs. En outre, les fonctionnalites d'audit des systemes comptables permettent aux restaurants de lever les obstacles a la croissance des ventes et de faire face a l'augmentation des couts.

A l'aide d'un logiciel, le calcul et la declaration des impots peuvent egalement etre automatises. Les solutions comptables servent egalement de base de donnees pour les formulaires fiscaux courants. Ils facilitent une gestion robuste de la tresorerie en rapprochant les transactions en especes de l'entreprise avec ses releves bancaires.

Une solution comptable de qualite prend egalement en charge un plan comptable simple qui permet aux entreprises de restauration d'avoir une vue d'ensemble de leurs actifs, de leurs passifs, de leurs revenus et de leurs COGS, et donc de de meilleures decisions. Il est egalement base sur le cloud, ce qui signifie que les donnees sont accessibles ou que vous soyez, a tout moment, a l'aide de n'importe quel gadget mobile.

Comment un systeme de point de vente peut-il aider a la comptabilite?

Un point de vente de restaurant fournit des informations cruciales sur la base desquelles la situation financiere de l'entreprise peut etre surveillee. Un puissant systeme de point de vente vous permet de collecter, d'organiser et de surveiller les donnees de maniere fluide. A cet egard, c'est bien plus qu'une simple caisse de restaurant.

Les meilleurs systemes de point de vente sont bases sur le cloud, ce qui permet aux utilisateurs d'acceder aux donnees en temps reel, ce qui permet d'obtenir des informations sur des indicateurs cruciaux tels que les revenus des restaurants, le ratio ventes/main-d'oeuvre, les depenses d'exploitation, les pourcentages des couts alimentaires, etc., a tout moment, de n'importe ou et en quelques clics sur un mobile appareil. Cela permet une prise de decision rapide.

Les tendances de vente decouvertes grace a l'interpretation des rapports des points de vente aident a identifier les produits de menu les plus vendus ainsi que ceux qui ne recoivent que des reponses mitigees de la part des clients. Ils indiquent quelle partie de l'inventaire a ete utilisee ou vendue, ce qui doit etre commande et en quelle quantite.

Les donnees des points de vente aident egalement les restaurants a identifier les variations de consommation alimentaire Ils revelent si le restaurant a achete plus que necessaire, ce qui a entraine un gaspillage de nourriture et une augmentation des couts, ou s'il n'a pas passe les commandes en temps voulu, ce qui a entraine un epuisement des stocks.

Les rapports POS ont donc une incidence sur la chaine d'approvisionnement et la gestion des stocks. Il permet egalement aux restaurants d'ajuster les niveaux de stock enregistres et reels pour tenir compte des variations du nombre de stocks resultant du gaspillage, de la deterioration, de la perte de valeur, du vol, de la fourniture d'echantillons gratuits et des erreurs de comptage.

De plus, les donnees historiques fournies par les systemes de point de vente permettent aux solutions comptables de determiner l'etat de sante actuel de l'entreprise et les moyens d'augmenter les profits.

Les donnees sur les ventes aux points de vente permettent egalement aux restaurants d'optimiser leurs effectifs et de prevoir un nombre adequat d'employes pour couvrir les periodes de forte affluence et reduire les effectifs pendant les periodes de secheresse.

Les 3 meilleurs systemes de point de vente pour les restaurants

1. Plum POS-
Ce systeme de point de vente tout-en-un base sur le cloud vous permet de gerer divers aspects de la gestion des restaurants, notamment la gestion des stocks, la gestion des employes, le suivi des clients, le suivi des performances de vente et les rapports de donnees a partir d'un seul endroit. Le systeme POS peut etre relie a plusieurs autres applications commerciales. Les rapports sur les niveaux d'inventaire, les chiffres de vente et les statistiques des recettes des restaurants, par exemple, aident a la comptabilite. Le materiel de point de vente peut resister aux contraintes et aux contraintes des cuisines tres frequentees. Il est facile a utiliser et constitue un outil tres pratique pour les petites entreprises comme pour les grandes chaines de restaurants.

2. TouchBistro-
Cette plateforme de point de vente basee sur le cloud, specialement concue pour les restaurants, ne necessite qu'un iPad pour fonctionner. Il est riche en fonctionnalites, permettant aux restaurants de rationaliser la gestion des tables, la gestion des menus, la gestion des stocks, le traitement integre des paiements et des connexions illimitees pour les employes et la direction des restaurants. Les rapports et analyses de donnees pris en charge par TouchBistro peuvent etre utilises pour la comptabilite financiere. TouchBistro propose egalement des modules complementaires tels que des systemes de presentoirs de cuisine, des kiosques en libre-service, des tableaux de menus numeriques et des ecrans destines aux clients qui renforcent les operations commerciales et augmentent les chances de realiser des benefices.

Lightspeed-
il s'agit d'une plate-forme basee sur le cloud dans laquelle le systeme de point de vente Lightspeed pour restaurants prend en charge des rapports robustes, des outils de gestion des clients, des commandes a table et des integrations. De plus, cela ne limite pas le nombre d'utilisateurs. Sa puissante fonction de reporting rend ce systeme de point de vente ideal pour la comptabilite financiere. Il existe des modules complementaires tels que l'integration de la comptabilite, l'integration de la livraison, un programme de fidelite, un kiosque de commande automatique et une application de fidelite. Le point de vente Lightspeed fonctionne efficacement sur les iPad, mais peut egalement fonctionner correctement sur un navigateur sur n'importe quel terminal informatique. Les iPad Lightspeed peuvent etre utilises comme terminaux de point de vente fixes ou comme enregistreurs mobiles.