Come migliorare la contabilita del tuo ristorante con un sistema POS

Cos'e la contabilita dei ristoranti?

La contabilita e un'attivita vitale che monitora il benessere finanziario delle organizzazioni. Per quanto riguarda i ristoranti, esamina le transazioni finanziarie, inclusa la gestione delle entrate, delle spese, dei crediti (importo dovuto alla societa), dei conti da pagare (importo dovuto dalla societa) e delle immobilizzazioni come condizionatori d'aria, refrigeratori, frigoriferi, attrezzature da cucina, architettura POS, ristoranti immobili e cosi via. Il software di contabilita offre report automatici e analisi dei dati.

Una contabilita generale consiste in un resoconto completo degli asset, dei costi, delle passivita dell'organizzazione (prestiti, fatture non pagate dei fornitori, leasing di attrezzature e proprieta) e delle entrate. Fornisce ai proprietari di ristoranti dati sostanziali, che aiutano a creare rendiconti finanziari come bilanci, conti economici, rendiconti dei flussi di cassa e rendiconti azionari.

Quando si contano i ristoranti, e necessario tenere conto di alcune metriche. Questi includono il costo del cibo; le vendite di generi alimentari; i costi di inventario; le spese di manodopera; il costo dei beni venduti (COGS); i costi associati a programmi fedelta, sconti, premi e campagne promozionali; il costo principale (somma dei costi di manodopera e dei COGS); le spese relative a tasse, bollette, riparazioni, manutenzione e nuovi software e hardware.

La contabilita dei ristoranti e un'attivita di back-office che prende in prestito e influenza tutti gli altri aspetti della gestione dei ristoranti, tra cui la gestione della catena di fornitura, la gestione dell'inventario, la gestione della forza lavoro, la gestione delle relazioni con i clienti, la gestione delle attivita e del tempo, la gestione della sicurezza alimentare, il punto vendita o Sistema POS e business intelligence.

Termini contabili da conoscere

Comprendere termini contabili specializzati e fondamentale per dare un senso alla contabilita dei ristoranti. Alcuni di questi termini contabili sono i seguenti-

1. Costo delle merci vendute (COGS)- si riferisce alle spese dirette di produzione dei prodotti venduti da un'organizzazione. Viene calcolato sommando il valore dell'inventario iniziale con quello dell'inventario acquistato, seguito da una detrazione del valore dell'inventario finale. Per un ristorante, includerebbe il costo degli ingredienti usati per preparare un piatto e il costo della manodopera necessaria per preparare il piatto. Tuttavia, esclude i costi sostenuti per distribuire il prodotto all'esterno del ristorante.

2. Costo della manodopera nei ristoranti- include i salari pagati ai dipendenti del ristorante come camerieri, bussers, chef, host e altri, e anche i pagamenti effettuati al personale temporaneo. Anche i benefici per i dipendenti, le imposte sui salari e la retribuzione degli straordinari (per il lavoro svolto per piu di 40 ore per settimana lavorativa) fanno parte delle spese sostenute da un ristorante per le risorse umane.

3. Costo principale- si riferisce alla somma dei COGS e dei costi di manodopera. Include essenzialmente le spese per salari, cibo e bevande, tasse e benefici per i dipendenti.

4. Costo del cibo- il costo del cibo acquistato da un ristorante per valore delle vendite in dollari indica il costo del cibo. Insieme al costo della manodopera, questa e una delle spese piu importanti sostenute dai ristoranti e di solito varia tra il 28 e il 35% delle entrate.

5. Percentuale del costo del cibo- misura la percentuale del tuo denaro destinata all'acquisto di scorte di cibo e bevande per il tuo ristorante. Questo valore viene ottenuto dividendo il COGS totale per il fatturato totale per un periodo specificato e quindi moltiplicando per 100.

6. Piano dei conti- si tratta di un elenco esaustivo che le aziende utilizzano per la loro contabilita interna. Descrive ogni conto, identifica i tipi di conti coinvolti e fornisce un riepilogo dei saldi dei conti. Un piano dei conti consente agli imprenditori di raccogliere informazioni sullo stato di ogni account.

7. Spese di occupazione- cio include i costi fissi come le tasse di proprieta e l'assicurazione, l'affitto e le utenze.

8. Costi operativi- si riferisce al costo di gestione di un ristorante diverso dalle spese di occupazione, dai COGS e dai costi di manodopera. Includono le spese sostenute quotidianamente, ad esempio per l'acquisto di argenteria, tovaglioli, posate, marketing e cosi via.

9. Spese fisse e variabili- i costi fissi sono quelli che non subiscono variazioni in base al numero di vendite. Includono i costi di manodopera, i costi di occupazione e le spese operative. Le spese variabili, invece, cambiano in base al numero di vendite e al tipo di lavoro richiesto. Esempi di costi variabili sono i costi di manutenzione degli asset, le tasse e le commissioni.

Metodi contabili del ristorante- contanti

Un metodo di contabilita basato sulla liquidita monitora i guadagni man mano che entrano nel conto. I costi, invece, vengono presi in considerazione al momento dei pagamenti.

Una soluzione software di contabilita per ristoranti in linea con il metodo di contabilita basato sulla liquidita consente di produrre ed esportare le fatture dei clienti sotto forma di PDF o altri tipi di file.

L'approccio contabile basato sulla liquidita aiuta le organizzazioni a controllare i pagamenti definendo prezzi, voci e aliquote fiscali.

Questo approccio semplifica il monitoraggio dei pagamenti dei fornitori, la generazione e la stampa di moduli fiscali, facilita i pagamenti effettuati agli avvocati e agli appaltatori indipendenti e facilita anche i pagamenti in conto di royalty e canoni di locazione. Sono supportati anche alcuni report di base, tra cui lo storico dei pagamenti e i riepiloghi delle imposte.

Metodi contabili del ristorante- Accumulo

La contabilita per competenza e il metodo piu completo per monitorare le finanze di un'azienda. Registra le spese e le entrate al momento della transazione, indipendentemente dal fatto che i pagamenti vengano effettivamente effettuati o che il denaro entri o esca dal conto. In effetti, i ratei vengono registrati nei bilanci anche prima di ricevere o pagare denaro. Le transazioni avvengono essenzialmente quando i prodotti passano di mano, ad esempio il cibo da un ristorante al cliente o le forniture da un venditore al ristorante. La

contabilita da pagare, a questo proposito, si riferisce alle spese previste, mentre la contabilita dei crediti si riferisce ai guadagni attesi. La
contabilita per competenza ha un punteggio superiore all'approccio basato sulla liquidita grazie alla sua capacita di fornire un'idea piu completa delle fonti di reddito e della natura della spesa. Pertanto, le organizzazioni, che vedono in arrivo una notevole quantita di entrate, farebbero bene ad adottare il metodo contabile di accantonamento. In effetti, le organizzazioni che incassano piu di 1 milione di dollari in termini di entrate dovrebbero idealmente utilizzare il metodo di accantonamento.

Tuttavia, nonostante i vantaggi offerti dalla contabilita per competenza, alcune organizzazioni lo trovano complicato e cercano invece rifugio nel metodo basato sulla liquidita che monitora semplicemente le riscossioni e le entrate.

L'uso di software di contabilita aiuta a risolvere il problema della complessita automatizzando e semplificando il processo.

Come rimanere sempre aggiornati sui tuoi account

Un'azienda puo tenere sotto controllo i propri conti implementando sistemi di contabilita intelligenti che consentono una gestione efficiente dei processi di fatturazione, il monitoraggio dei conti debitori e crediti e l'elaborazione, la stampa e l'invio delle fatture.

Con i sistemi di contabilita, puoi anche mantenere un elenco di dati di base su clienti e fornitori, come numeri di conto, nomi e indirizzi. Alcune soluzioni contabili sono in grado di ricordare anche i dettagli dei prezzi dei prodotti. La

fatturazione automatica e i solleciti tardivi ti assicurano di ricevere pagamenti tempestivi anche quando hai dimenticato di inviare le fatture manualmente. Alcune piattaforme contabili supportano le fatture elettroniche e consentono ai clienti di pagare semplicemente con un clic, velocizzando e semplificando cosi le transazioni. Cio evita ai venditori la fatica di far processare i propri assegni e depositare denaro nelle banche. Tali pagamenti sono rapidi e sicuri. I sistemi contabili possono gestire efficacemente anche i pagamenti con carta di credito e di debito.

Gli ordini di acquisto possono essere generati e i pagamenti automatizzati tramite sistemi contabili. Le proiezioni di cassa possono essere automatizzate, grazie alle quali le organizzazioni possono prendere decisioni tempestive relative alla liquidita, come le decisioni sugli investimenti e sui prestiti.

Puoi ricorrere al tuo sistema contabile per ricevere consigli su come ridurre le tasse e migliorare la conformita fiscale. Un sistema contabile puo automatizzare il calcolo e la dichiarazione delle imposte.

Inoltre, e possibile gestire efficacemente piu piani di pagamento e vari tipi di compensazione e benefit con l'aiuto dei sistemi contabili. Inoltre, le transazioni registrate possono essere facilmente riconciliate con gli estratti conto bancari.

Una solida reportistica sui dati sotto forma di immagini attraenti e analisi dei dati fornisce un quadro chiaro della condizione finanziaria dell'organizzazione e aiuta a fare solide previsioni di vendita. La pianificazione eseguita in questo modo aiuta le aziende a ridurre al minimo i costi e massimizzare le vendite.

I sistemi contabili consentono di produrre report di routine come bilanci (attivita e passivita), rendiconti economici (profitti e perdite), conti fornitori e crediti, rendiconti sul flusso di cassa e un riepilogo del libro paga. I report possono anche essere personalizzati. La

lettura regolare e minuziosa di un sito di notizie alimentari di qualita come Restaurantslife puo anche aiutare la contabilita dei ristoranti. Restaurantslife presenta notizie e articoli su tutto cio che riguarda il settore della ristorazione. Restaurantslife Contiene informazioni che possono essere utilizzate come input preziosi per informare la tua pratica contabile.

Al fine di rendere la contabilita davvero efficace e altamente accurata, si puo anche affidare l'esercizio a professionisti o aziende che forniscono servizi di contabilita dei ristoranti. Questi fornitori di servizi contabili dispongono di conoscenze tecniche specializzate che potrebbero mancare ai ristoratori.

Cos'e il software di contabilita dei ristoranti e come funziona?

Il software di contabilita dei ristoranti e un programma per computer che aiuta a tenere traccia della contabilita del ristorante, a segnalare e a registrare le transazioni finanziarie del ristorante. Con il software di contabilita al suo fianco, un ristorante puo rendere la reportistica e l'analisi dei dati veloci, semplici e accurate. Rappresenta un grande progresso rispetto ai metodi di contabilita manuali e rudimentali che richiedono molto tempo, sono estremamente noiosi e inclini all'errore.

Il software di contabilita funziona automatizzando varie fasi della supervisione finanziaria. Il piu grande vantaggio dell'automazione, oltre alla comodita che offre, e che un'attivita aziendale non deve piu dipendere dalle iniziative umane. Quindi, ad esempio, anche se i tuoi dipendenti non riescono a preparare un rapporto di vendita settimanale, non devi preoccuparti eccessivamente perche puoi essere certo che la tecnologia intelligente avra fatto il lavoro per te.

Il software di contabilita consente di generare fatture, ordini di acquisto, report sulle vendite, dati sui salari e previsioni di vendita e domanda in modo piu rapido e con maggiore precisione rispetto ai metodi manuali.

Con l'aiuto di soluzioni contabili, le entrate e le spese dei ristoranti possono essere calcolate e registrate in modo efficiente e conveniente. Il monitoraggio dei costi e automatizzato grazie al quale le aziende ottengono una visione rapida e completa di varie spese come il costo del cibo, il costo della manodopera nei ristoranti, le tasse e le spese di riparazione e manutenzione. Cio consente ai ristoranti di garantire che il flusso di cassa continui.

Una soluzione di contabilita per ristoranti interagisce e si integra con varie parti della gestione del ristorante come la gestione dei dipendenti, la gestione dell'inventario, la gestione delle relazioni con i clienti, la gestione delle attivita e del tempo, la gestione della catena di fornitura, la business intelligence e, naturalmente, il sistema POS. Questa interoperabilita porta a uno scambio di informazioni, creando le basi per una reportistica e un'analisi nitide dei dati. Le funzionalita di visualizzazione dei dati del software di contabilita assicurano che le informazioni siano presentate in una forma perfettamente comprensibile, il che facilita la generazione di informazioni utilizzabili. La

reportistica e l'interpretazione dei dati supportati dal software di contabilita facilitano la previsione e il budget delle vendite. Le soluzioni contabili aiutano anche nella gestione patrimoniale. Inoltre, le funzionalita di controllo dei sistemi contabili consentono ai ristoranti di rimuovere gli ostacoli alla crescita delle vendite e di far fronte agli aumenti dei costi.

Con l'aiuto del software, anche il calcolo e l'archiviazione delle tasse possono essere automatizzati. Le soluzioni contabili fungono anche da database per i moduli fiscali piu comuni. Facilitano una solida gestione della liquidita riconciliando le transazioni di cassa dell'azienda con i suoi estratti conto bancari.

Una soluzione di contabilita di qualita supporta anche un semplice piano dei conti dei ristoranti che consente alle aziende di servizi di ristorazione di ottenere un quadro completo delle proprie attivita, passivita, ricavi e COGS e, quindi, di decisioni migliori. E anche basato su cloud, il che significa che i dati sono accessibili ovunque, in qualsiasi momento, utilizzando qualsiasi gadget mobile.

In che modo un sistema POS puo aiutare con la contabilita?

Un POS per ristoranti fornisce informazioni cruciali sulla base delle quali e possibile monitorare la posizione finanziaria dell'azienda. Un potente sistema POS consente di raccogliere, organizzare e monitorare i dati in modo semplice. A questo proposito, e piu di un semplice registratore di cassa di un ristorante.

I migliori sistemi POS sono basati sul cloud, che consente agli utenti di accedere ai dati in tempo reale e cio consente di ricavare informazioni su metriche cruciali come le entrate dei ristoranti, il rapporto vendite/manodopera, le spese operative, le percentuali dei costi alimentari e cosi via, in qualsiasi momento, da qualsiasi luogo e con pochi clic su un dispositivo mobile dispositivo. Cio favorisce un processo decisionale tempestivo.

Le tendenze di vendita scoperte attraverso l'interpretazione dei report POS aiutano a identificare le voci di menu piu vendute e anche quelle che ricevono solo una risposta tiepida dai clienti. Mostrano quanta parte dell'inventario e stata utilizzata o venduta, cosa deve essere ordinato e in quale quantita.

I dati POS aiutano anche i ristoranti a identificare le variazioni nell'uso degli alimenti. Rivelano se il ristorante ha acquistato piu del necessario, con conseguente spreco di cibo e aumento dei costi, o se non ha effettuato ordini tempestivi, con conseguente esaurimento delle scorte.

I report POS, quindi, influiscono sulla catena di fornitura e sulla gestione dell'inventario. Consente inoltre ai ristoranti di regolare i livelli di scorte registrati ed effettivi per tenere conto delle variazioni del numero di scorte dovute a sprechi, deterioramento, perdita di valore, furto, fornitura di campioni gratuiti ed errori di conteggio.

Inoltre, i dati storici forniti dai sistemi POS consentono alle soluzioni contabili di determinare lo stato attuale di salute dell'azienda e i modi per aumentare i profitti.

I dati sulle vendite POS consentono inoltre ai ristoranti di ottimizzare il numero del personale e pianificare un numero adeguato di dipendenti per coprire i periodi di traffico elevato e una riduzione della forza personale durante i periodi di magra.

I 3 migliori sistemi POS per le attivita di ristorazione

1. Plum POS-
questo sistema POS all-in-one basato su cloud consente di gestire vari aspetti della gestione dei ristoranti, tra cui la gestione dell'inventario, la gestione dei dipendenti, il monitoraggio dei clienti, il monitoraggio delle prestazioni di vendita e la reportistica dei dati da un'unica postazione. Il sistema POS puo essere collegato a diverse altre applicazioni aziendali. I rapporti sui livelli di inventario, i dati di vendita e le statistiche sulle entrate dei ristoranti, ad esempio, aiutano nella contabilita. L'hardware POS puo resistere a sollecitazioni e tensioni nelle cucine affollate. E facile da usare e uno strumento molto utile sia per una piccola impresa che per una grande catena di ristoranti.

2. TouchBistro-
questa piattaforma POS basata su cloud, progettata appositamente per i ristoranti, richiede solo un iPad per funzionare. E ricco di funzionalita che consentono ai ristoranti di semplificare la gestione dei tavoli, la gestione dei menu, la gestione dell'inventario, l'elaborazione integrata dei pagamenti e gli accessi illimitati per i dipendenti e la direzione del ristorante. I report e le analisi dei dati supportati da TouchBistro possono essere utilizzati per la contabilita finanziaria. TouchBistro offre anche componenti aggiuntivi come sistemi di visualizzazione da cucina, chioschi self-service, pannelli di menu digitali e display rivolti ai clienti che rafforzano le operazioni aziendali, aumentando le possibilita di realizzare profitti.

Lightspeed-
si tratta di una piattaforma basata su cloud con il POS per ristoranti Lightspeed che supporta solidi report, strumenti per la gestione dei clienti, ordini a bordo tavolo e integrazioni. Inoltre, non limita il numero di utenti. La sua potente funzionalita di reporting rende questo sistema POS ideale per la contabilita finanziaria. Sono disponibili componenti aggiuntivi come l'integrazione della contabilita, l'integrazione delle consegne, il programma fedelta, il chiosco di ordinazione automatica e un'app di fidelizzazione. Il POS per la vendita al dettaglio Lightspeed funziona efficacemente su iPad, ma puo funzionare bene anche su un browser su qualsiasi terminale di computer. Gli iPad Lightspeed possono essere utilizzati come terminali POS fissi o registri mobili.